Importeur of eerste geadresseerde? Zo bereidt u de inspectie voor!

Verloop van de periodieke inspectie
- algemene informatie

• Onze inspecteur stelt eerst een aantal algemene vragen over uw bedrijf.
• Vervolgens beoordeelt de inspecteur de voor uw bedrijf van toepassing zijnde administratieve onderdelen.
• Vanuit de bevindingen uit de administratie beoordeelt de inspecteur de andere, voor uw bedrijf relevante bedrijfsonderdelen. Denk bijvoorbeeld aan traceerbaarheid, scheiding (biologisch en niet-biologisch), versiebeheer en ingangscontrole.
• Naar gelang uw bedrijfsactiviteiten vindt er een rondgang plaats over uw bedrijf.
• Het is altijd mogelijk dat de inspecteur steekproeven neemt op bepaalde administratieonderdelen.
• De inspecteur schrijft tijdens het bezoek het inspectierapport en bespreekt dit met u als afronding van de inspectie.

Voorbereiden periodieke inspectie
- specifiek sector Import

Massabalans voorbereiden

U bereidt vóór de inspectie twee massabalansen voor van biologische producten die u zelf uitkiest. Ga er hierbij van uit dat de balans betrekking heeft op meerdere partijen/batches.

Let op: een traceerbaarheidstest is geen massabalans!

De massabalans is een overzicht waarin over een relatief korte periode (een maand of kwartaal) per product de beginvoorraad en de eindvoorraad vermeld zijn en daarbij alle ontvangsten en afvoeren (aankopen en verkopen) van dit product. Klik hier voor een voorbeeld. Van de aankopen en verkopen van deze producten moet u ook een aantal facturen kunnen tonen.

Daarnaast bereidt u voor en toont u de volgende documenten aan de inspecteur:

• Bedrijfsbeschrijving;
• Risicobeheersplan;
• Procedure traceerbaarheid;
• Klachtenregistratie;
• COI's (Certificats Of Import);
• Productspecificaties;
• Biologische certificaten van uw leveranciers;
• Procedure import;
• Massabalansen;
• Biologische omzetgegevens.

Als u de producten fysiek ontvangt, moeten de volgende onderdelen ook geborgd zijn:

• Procedure ingangscontrole;
• Procedure scheiding;
• Leverdocument;
• Biologische certificaten van uw leveranciers en/of opdrachtgevers
• Biologische omzetgegevens.

Afbreken inspectie

Het is van belang dat u de inspectie goed voorbereidt. Als u de administratie niet inzichtelijk kan maken, is de inspecteur genoodzaakt de inspectie af te breken. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Bovendien moet er dan een nieuwe inspectie worden gepland, die ook voor uw rekening komt.