Procedure Import

Voordat u gaat importeren is het belangrijk dat u zich goed verdiept in de wet- en regelgeving. Biologische producten moeten namelijk actief onder toezicht worden geplaatst voordat zij in het vrije verkeer worden gebracht.

In een procedure import legt u vast hoe de import verloopt en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Als u zich niet houdt aan alle voorschriften voor de import van biologische producten uit derde landen, dan verliest de levering zijn biologische status. De voorschriften zijn opgenomen in Verordening (EU) 2018/848: bepalingen voor de import.

Voorschriften procedure import

De volgende punten moeten in ieder geval in deze procedure worden uitgewerkt:

1. Voordat u het product importeert, vraagt u het bio-certificaat op van de exporteur en/of producent waaruit blijkt dat er een biologische certificering is voor het product.
   
   
2. Via de website controleert u of de certificerende instantie van de exporteur is erkend voor de EU in de juiste categorie (A t/m F).
   
   
3. U bepaalt wie de goederen als eerste fysieke ontvanger in de EU gaat ontvangen en controleert of deze correct is gecertificeerd en in TRACES is opgenomen.
   
   
4. De importeur of exporteur vraagt via TRACES bij de certificerende instantie van de exporteur het Certificaat voor inspectie (COI) aan. Deze moet in het bezit van de importeur zijn voordat de zending het land van herkomst verlaat.
   
   
5. De importeur vermeldt in vak 20 van het COI de verwachte aankomstdatum aan de Grenscontrolepost (GCP) of aan het Punt van Vrijgave voor het vrije verkeer. Dit moet uiterlijk 24 uur voor de verwachte aankomst worden ingevuld en in geval van zendingen met logistieke beperkingen uiterlijk 4 uur voor de verwachte aankomst (Logistieke beperkingen betreffen luchtvracht en zendingen uit het Verenigd Koninkrijk.) Bij veranderingen aan de verwachte aankomsttijd op het punt zoals benoemd in vak 10, kan vak 20 hierop worden aangepast. Last minute aanpassen van vak 20 heeft gevolgen voor de doorloopsnelheid van viseren van het COI.
   
   
6. Het verstrijken van de datum en tijd in vak 20 van het COI is het signaal voor Skal dat een COI geviseerd kan worden.
   
   
7. Skal viseert het COI. Wanneer het COI niet volledig is of Skal onregelmatigheden aantreft in het COI of bijbehorende documenten (zoals definitief vervoersdocument, paklijst en factuur) wordt contact opgenomen met de importeur.
   
   
8. Zodra het COI door Skal is geviseerd in vak 30, is het niet meer mogelijk om het COI te wijzigen.
   
   
9. Nadat het COI geviseerd is, moet de zending bij aankomst in de EU aangegeven worden bij de douane. Als u hiervoor een inklaringsagent (vertegenwoordiger) gebruikt, moet uit de procedure blijken hoe deze wordt geïnstrueerd. De importeur blijft verantwoordelijk voor het juist aangegeven van de zending.
   
   
10. Voor biologische zendingen die ook een controle van de NVWA/KCB krijgen, moet in de vooraanmelding bij de NVWA via het systeem CLIENT of VGC worden aangegeven dat het om een biologische zending gaat. Dit doet u via het vermelden van de bescheidcode C644 en het COI-nummer.
    
    
11. Eventuele overige controles door KCB en NVWA kunnen gelijktijdig plaatsvinden met de controles die Skal uitvoert. Het CHED wordt echter pas afgegeven ná viseren van het COI.
    
    
12. Vrijgave aan het vrije verkeer door douane. De douane kan de biologische zendingen alleen als biologisch vrijgeven als er een door Skal geviseerd COI is in TRACES. Bij de vrijgave voor het vrije verkeer vermeldt u de bescheidcode C644 en het COI-nummer. Hierdoor weet de douane dat het om een biologische zendingen gaat. De douane controleert of het COI door Skal is geviseerd, dit is een voorwaarde om de zending te kunnen vrijgeven.
    
    
13. De eerste ontvanger ontvangt de zending voor de importeur als de importeur niet zelf de ontvanger is.
    
    
14. De eerste ontvanger vult vak 31 in bij ontvangst van de producten ná de vrijgave voor het vrije verkeer.
    De eerste ontvanger controleert de ontvangst fysiek op de verplichte ingangscontrole en registreert deze controle. Uit de registratie moet blijken dat de goederen afkomstig zijn van buiten de EU. De eerste ontvanger tekent in TRACES af als de controle bij ontvangst akkoord is.
    Let op bij vak 31: dit vak mag pas getekend worden na vrijgave vrije verkeer en bij aankomst op de locatie van de eerste ontvanger. Dus nadat alle andere officiële controles, waaronder CHED en vrijgave voor het vrije verkeer, zijn uitgevoerd en afgerond door de bevoegde autoriteit.
    
    
15. Het product mag pas worden verwerkt en gedistribueerd nadat Skal het COI heeft geviseerd en de eerste ontvanger het COI heeft afgetekend.
    
    
16. Zowel de importeur als de eerste ontvanger moeten de COI's via TRACES kunnen tonen bij inspecties van Skal.
    
    
17. Vermeld welke procedures ingeleid worden wanneer het COI niet is geviseerd voordat de goederen in het vrije verkeer zijn gebracht. Het product mag dan niet meer met de biologische verwijzing worden verwerkt of gedistribueerd.

Als u producten ontvangt als eerste ontvanger, maar niet zelf de importeur bent, hoeft u geen volledige procedure import te hebben. Wel moet u de relevante acties voor de afhandeling in TRACES toevoegen aan de procedure ingangscontrole.

Voor meer informatie over deze werkwijze: klik hier.