Bij het invullen van het COI is er een aantal belangrijke aandachtspunten om rekening mee te houden. Hieronder meer uitleg over het invullen van een aantal vakken op het COI.
Als de biologische zending een samenloop heeft met andere officiële controles, dan wordt hier de grenscontrolepost ingevuld van de eerste binnenkomst in de Unie. Als er geen samenloop is met andere officiële controles en het alleen biologische controles betreft, dan wordt hier het punt van vrijgave voor het vrije verkeer ingevuld. In Nederland is dit gelijkgesteld aan het adres van de eerst geadresseerde.
De importeur of zijn vertegenwoordiger kan de informatie in dit vak bijwerken. Dit kan alleen vóór aankomst van de zending aan de grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor het vrije verkeer, afhankelijk van de situatie.
Meer informatie over grenscontrolepunten en punten van vrijgave
In dit vak verklaart de bevoegde autoriteit de afgifte van het certificaat. Het certificaat moet zijn geverifieerd in vak 18 vóórdat de zending het derde land verlaat. Als het inspectiecertificaat niet of te laat is afgetekend, is het document niet geldig. Het gevolg hiervan is dat de zending niet als biologisch kan worden ingevoerd in de Unie.
De importeur vermeldt de verwachte datum van aankomst en het verwachte tijdstip van aankomst aan de grenscontrolepost of punt van vrijgave in vak 20. Het vak kan vóór viseren nog gewijzigd worden, hiervoor gelden dezelfde termijnen als voor het CHED.
Vak 21 geeft de importeur of andere belanghebbende de mogelijkheid om voor producten die O&M-controles in het kader van de veiligheid van levensmiddelen/ diervoeders of een fytosanitaire controle kunnen krijgen, toestemming aan te vragen voor het overbrengen van de zending naar een erkend controlepunt voor deze controles.
Indien vak 21 gebruikt wordt, moet vak 22 ingevuld worden met de gegevens van het controlepunt (in Nederland of een andere lidstaat) waarnaar de producten moeten worden overgebracht. Dit moet hetzelfde controlepunt zijn als dat wordt vermeld in het CHED PP of CHED D dat de zending vergezelt. Alleen controlepunten die zijn aangewezen voor controles in het kader van de veiligheid van levensmiddelen/ diervoeders of voor de fytosanitaire controles én zijn aangewezen voor bio controle kunnen in vak 22 worden geselecteerd.
Vóór het viseren van het COI is het mogelijk om de zending op te splitsen in verschillende partijen. Hiertoe moet de importeur het daarvoor bestemde vakje in vak 24 van het COI aanvinken en vervolgens de extracten aanmaken. Ieder afzonderlijk extract moet vervolgens nog worden geviseerd door de bevoegde autoriteit in de Unie.
Let op: zodra het COI in zijn geheel is geviseerd in vak 30, is het niet meer mogelijk om de zending in extracten op te splitsen. Vak 24 kan dan niet meer worden gewijzigd.
In dit vak verklaart de bevoegde autoriteit in de Unie wat de conclusie is over de zending. Het COI moet zijn geviseerd vóór vrijgave aan het verkeer. Hiervoor moet bij de aangifte code C644 gebruikt worden. Als de zending is vrijgegeven voor het vrije verkeer zonder aangiftecode C644, kan deze zending niet als biologisch worden verhandeld in de Unie.
De eerste ontvanger (eerst geadresseerde) vult dit vak in bij ontvangst van de producten na de vrijgave voor het vrije verkeer.
Let op: dit vak mag pas getekend worden na vrijgave vrije verkeer. Dus nadat alle andere officiële controles, waaronder CHED, zijn uitgevoerd en afgerond door de bevoegde autoriteit.
Er moet een aantal bijlagen worden toegevoegd bij het COI:
Deze documenten moeten binnen 10 dagen na afgifte van het COI en in elk geval vóór viseren van vak 30 zijn toegevoegd.