COI - vakken
Bij het invullen van het COI zijn er enkele belangrijke aandachtspunten om rekening mee te houden. Hieronder volgt meer uitleg over het invullen van het COI.
Bij gecombineerde controles vult u de eerste grenspost in; bij alleen biologische controles vult u het Punt van Vrijgave (adres eerste ontvanger in Nederland) in. De importeur mag dit vóór aankomst aanpassen.
Als de biologische zending een samenloop heeft met andere officiële
controles, dan wordt hier de grenscontrolepost ingevuld van de eerste
binnenkomst in de Unie. Als er geen samenloop is met andere officiële
controles en het alleen biologische controles betreft, dan wordt hier
het punt van vrijgave voor het vrije verkeer ingevuld. In Nederland is
dit vooralsnog gelijkgesteld aan het adres van de eerste ontvanger.
Als importeur of zijn vertegenwoordiger kunt u de informatie in dit vak
bijwerken. Dit mag alleen vóór aankomst van de zending aan de
grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor het vrije verkeer.
Meer informatie over grenscontrolepunten en punten van vrijgave
In dit vak verklaart de bevoegde autoriteit in het derde land de afgifte van het certificaat. Het certificaat moet zijn geverifieerd in vak 18 vóórdat de zending het derde land verlaat.
Als het inspectiecertificaat niet of te laat is afgetekend in het derde land, is het document niet geldig. Het gevolg hiervan is dat de zending niet als biologisch kan worden ingevoerd in de Unie. Het derde land is het land van uitvoer of van oorsprong van de zending.
De importeur vermeldt in dit vak de verwachte aankomstdatum aan de Grenscontrolepost of aan het Punt van Vrijgave voor het vrije verkeer (aankomst op de GCP/PVVV, niet de aanlanding).
Vak 20 van het COI moet uiteindelijk minimaal 24 uur voor aankomst correct zijn ingevuld in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen. In geval van logistieke beperkingen is dit 4 uur. Logistieke beperkingen betreffen luchtvracht en zendingen uit het Verenigd Koninkrijk.
Verandert er voor aankomst nog iets aan de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI, dan kan Vak 20 hierop worden aangepast. Last minute aanpassen van Vak 20 heeft gevolgen voor de doorloopsnelheid van viseren van het COI.
Zodra de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI in vak 20 is verstreken, wordt het COI door Skal geviseerd. Skal viseert het COI binnen 4 uur na verstrijken van de vermelde datum/tijd in Vak 20. In geval van logistieke beperkingen wordt het COI binnen 1 uur na verstrijken van de vermelde datum/tijd in Vak 20 geviseerd. Viseren betekent dat Vak 30 wordt ingevuld door de bevoegde autoriteit, in Nederland is dit Skal.
Via dit vak kunt u ervoor kiezen dat de documentcontrole en fysieke controles worden uitgevoerd bij de grenscontrolepost.
Vak 21 is optioneel en biedt de importeur of andere belanghebbende de mogelijkheid om toestemming aan te vragen voor het overbrengen van de samenloopzending naar een erkend controlepunt. Samenloopzendingen zijn zendingen waarbij Skal de biologische status controleert en NVWA de zendingen beoordeelt op voedselveiligheid en/of plant- en diergezondheid. Samenloopzendingen kunnen aanvullende O&M-controles krijgen door de KCB/NVWA in het kader van de veiligheid van levensmiddelen/diervoeders of een fytosanitaire controles. In Vak 21 vinkt u aan dat u gebruik wilt maken van de mogelijkheid tot overbrenging van de zending.
Indien vak 21 gebruikt wordt, moet vak 22 ingevuld worden met de gegevens van het controlepunt waarnaar de zending wordt overgebracht.
Vak 22 van het COI kan alleen bewerkt worden als Vak 21 is geselecteerd. Als importeur of voor de zending verantwoordelijke, kunt u in dit vak de naam opgeven van het controlepunt in de lidstaat waar de producten naartoe worden overgebracht voor biologische identiteits- en fysieke controles. Dit controlepunt moet hetzelfde controlepunt zijn als het controlepunt dat wordt vermeld in het CHED PP of CHED D dat de samenloopzending vergezelt. Alleen controlepunten die zijn aangewezen voor controles voor de veiligheid van levensmiddelen/ diervoeders of voor de fytosanitaire controles én zijn aangewezen voor bio controle kunnen in vak 22 worden geselecteerd.
Bijzondere douaneregelingen
Als goederen in douane-entrepot worden geplaatst voor langdurige opslag, wordt deze locatie vermeld in vak 23 van het COI. Het COI wordt in dit geval nog niet geviseerd in vak 30, dit wordt pas gedaan zodra u Vak 20 invult.
Ook bij actieve veredeling kunt u gebruik maken van Vak 23. Er is sprake van actieve veredeling als de zending de volgende handelingen ondergaat onder douanetoezicht:
- verpakking- of verpakkingswijziging
- het aanbrengen, verwijderen en wijzigen van etiketten met betrekking tot de presentatie van de biologische productiemethode
Zodra het COI in zijn geheel is geviseerd in vak 30, is het niet meer mogelijk om de zending in gedeelten vrij te geven
Als importeur vult u in Vak 24 de naam en het adres van de eerste ontvanger in de Europese Unie in. Dit vak moet worden ingevuld door de importeur.
Vóór het viseren van het COI is het mogelijk om de zending op te splitsen in verschillende gedeelten. Hiertoe moet u als importeur het daarvoor bestemde vakje in Vak 24 van het COI aanvinken. Na het viseren van het COI kunt u vervolgens de extracten aanmaken in TRACES. Door het daarvoor bestemde vakje in Vak 24 aan te vinken, wordt het COI na het viseren een 'basis voor uittreksel'. Ieder afzonderlijk extract moet vervolgens nog worden geviseerd door de bevoegde autoriteit in de Unie. Het is verplicht de eerste ontvanger in Vak 24 in te vullen, ook als de optie "in batches vrijgeven" is geselecteerd.
Let op: zodra het COI in zijn geheel is geviseerd in Vak 30, is het niet meer mogelijk om de zending in gedeelten vrij te geven. Vak 24 kan dan niet meer worden gewijzigd. Het is dan handig om informatie over de nieuwe bestemming via een transportdocument toe te voegen aan het COI. Dit kan alleen voordat de eerste ontvanger het COI tekent in Vak 31.
Skal en toezichthouders uit andere EU-lidstaten hebben bij de Europese Commissie aangegeven dat het wenselijk is om dit aan te passen, zodat het mogelijk wordt om de eerste ontvanger nog aan te passen ná het viseren van het COI. De Europese Commissie heeft hierop positief gereageerd. Het is nog niet bekend wanneer deze aanpassing in TRACES wordt doorgevoerd.
In Nederland viseert Skal het COI.
In dit vak verklaart de bevoegde autoriteit in de Unie wat de conclusie is over de zending, dit heet viseren. In Nederland viseert Skal het COI. Het COI moet zijn geviseerd vóór de vrijgave voor het vrije verkeer. Skal viseert het COI binnen 4 uur na verstrijken van de vermelde datum/tijd in Vak 20. In geval van logistieke beperkingen viseert Skal het COI binnen 1 uur na verstrijken van de vermelde datum/tijd in Vak 20.
Dit vak mag pas getekend worden ná vrijgave voor het vrije verkeer en bij aankomst op de locatie van de eerste ontvanger.
De eerste ontvanger (eerst geadresseerde) vult Vak 31 in bij ontvangst van de producten ná de vrijgave voor het vrije verkeer. Let op: dit vak mag pas getekend worden na vrijgave vrije verkeer en bij aankomst op de locatie van de eerste ontvanger. Dus nadat alle andere officiële controles, waaronder CHED en vrijgave voor het vrije verkeer, zijn uitgevoerd en afgerond door de bevoegde autoriteiten.
Deze documenten voegt u binnen 10 dagen na afgifte van het COI en in elk geval vóór viseren van vak 30 toe aan het COI.
Er moet een aantal bijlagen worden toegevoegd bij het COI:
- het cognossement-bill of lading (B/L), air waybill (AWB) of CMR
- facturen
- verpakkingslijst
- analyseresultaten (indien van toepassing)
Deze documenten moeten binnen 10 dagen na afgifte van het COI en in elk geval vóór viseren van vak 30 zijn toegevoegd.
