Bij het invullen van het COI is er een aantal belangrijke aandachtspunten om rekening mee te houden. Hieronder meer uitleg over het invullen van een aantal vakken op het COI.
Als de biologische zending een samenloop heeft met andere officiële controles, dan wordt hier de grenscontrolepost ingevuld van de eerste binnenkomst in de Unie. Als er geen samenloop is met andere officiële controles en het alleen biologische controles betreft, dan wordt hier het punt van vrijgave voor het vrije verkeer ingevuld. In Nederland is dit gelijkgesteld aan het adres van de eerste ontvanger.
De importeur of zijn vertegenwoordiger kan de informatie in dit vak bijwerken. Dit kan alleen vóór aankomst van de zending aan de grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor het vrije verkeer.
Meer informatie over grenscontrolepunten en punten van vrijgave
In dit vak verklaart de bevoegde autoriteit de afgifte van het certificaat. Het certificaat moet zijn geverifieerd in vak 18 vóórdat de zending het derde land verlaat. Als het inspectiecertificaat niet of te laat is afgetekend, is het document niet geldig. Het gevolg hiervan is dat de zending niet als biologisch kan worden ingevoerd in de Unie.
De importeur vermeldt in dit vak de verwachte aankomstdatum aan de Grenscontrolepost of aan het Punt van Vrijgave voor het vrije verkeer (aankomst op de BCP/PVVV, niet de aanlanding).
Vak 20 van het COI moet uiteindelijk minimaal 24 uur voor aankomst correct zijn ingevuld in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen. In geval van logistieke beperkingen is dit 4 uur.
Verandert er voor aankomst nog iets aan de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI, dan kan Vak 20 hierop worden aangepast. Last minute aanpassen van Vak 20 heeft vanaf maart gevolgen voor de doorloopsnelheid van viseren van het COI.
Is de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI in vak 20 verstreken, dan wordt het COI door Skal geviseerd.
Vak 21 geeft de importeur of andere belanghebbende de mogelijkheid om voor producten die O&M-controles in het kader van de veiligheid van levensmiddelen/ diervoeders of een fytosanitaire controle kunnen krijgen, toestemming aan te vragen voor het overbrengen van de zending naar een erkend controlepunt voor deze controles.
Indien vak 21 gebruikt wordt, moet vak 22 ingevuld worden met de gegevens van het controlepunt (in Nederland of een andere lidstaat) waarnaar de producten moeten worden overgebracht. Dit moet hetzelfde controlepunt zijn als dat wordt vermeld in het CHED PP of CHED D dat de zending vergezelt. Alleen controlepunten die zijn aangewezen voor controles in het kader van de veiligheid van levensmiddelen/ diervoeders of voor de fytosanitaire controles én zijn aangewezen voor bio controle kunnen in vak 22 worden geselecteerd.
Als goederen in douane-entrepot worden geplaatst voor langdurige opslag, wordt deze locatie vermeld in vak 23 van het COI. Het COI wordt in dit geval nog niet geviseerd in vak 30, dit wordt pas gedaan zodra de zending aangeboden gaat worden voor de vrijgave voor het vrije verkeer. Vak 20 moet worden ingevuld wanneer de zending gereed is voor viseren en aangifte voor het vrije verkeer.
Vóór het viseren van het COI is het mogelijk om de zending op te splitsen in verschillende partijen. Hiertoe moet de importeur het daarvoor bestemde vakje in vak 24 van het COI aanvinken. Na het viseren van het COI kunt u de extracten aanmaken in TRACES. Door het daarvoor bestemde vakje in vak 24 aan te vinken, wordt het COI na het viseren een 'basis voor extract'. Ieder afzonderlijk extract moet vervolgens nog worden geviseerd door de bevoegde autoriteit in de Unie.
Let op: zodra het COI in zijn geheel is geviseerd in vak 30, is het niet meer mogelijk om de zending in extracten op te splitsen. Vak 24 kan dan niet meer worden gewijzigd. Het is dan handig om informatie over de nieuwe bestemming via een transportdocument toe te voegen aan het COI. Dit kan alleen voordat de eerste ontvanger het COI tekent in Vak 31.
Skal en toezichthouders uit andere EU-lidstaten hebben bij de Europese Commissie aangegeven dat het wenselijk is om dit aan te passen, zodat het mogelijk wordt om de eerste ontvanger nog aan te passen ná het viseren van het COI. De EC heeft hierop positief gereageerd. Het is nog niet bekend wanneer deze aanpassing in TRACES wordt doorgevoerd.
In dit vak verklaart de bevoegde autoriteit in de Unie wat de conclusie is over de zending. Het COI moet zijn geviseerd vóór vrijgave aan het verkeer. Hiervoor moet bij de aangifte code C644 gebruikt worden. Als de zending is vrijgegeven voor het vrije verkeer zonder aangiftecode C644, kan deze zending niet als biologisch worden verhandeld in de Unie.
De eerste ontvanger (eerst geadresseerde) vult dit vak in bij ontvangst van de producten na de vrijgave voor het vrije verkeer. Let op: dit vak mag pas getekend worden na vrijgave vrije verkeer en bij aankomst op de locatie van de eerste ontvanger. Dus nadat alle andere officiële controles, waaronder CHED en vrijgave voor het vrije verkeer, zijn uitgevoerd en afgerond door de bevoegde autoriteit.
Er moet een aantal bijlagen worden toegevoegd bij het COI:
Deze documenten moeten binnen 10 dagen na afgifte van het COI en in elk geval vóór viseren van vak 30 zijn toegevoegd.