Nieuwe werkwijze controlesysteem import 2025

De nieuwe werkwijze: stap voor stap

1. De importeur vermeldt in vak 20 van het COI de verwachte aankomstdatum aan de Grenscontrolepost (GCP) of aan het Punt van Vrijgave voor het vrije verkeer. Dit moet uiterlijk 24 uur voor de verwachte aankomst worden ingevuld en in geval van zendingen met logistieke beperkingen uiterlijk 4 uur voor de verwachte aankomst. (Logistieke beperkingen betreffen luchtvracht en zendingen uit het Verenigd Koninkrijk.)
   Verandert er voor aankomst nog iets aan de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI, dan kan Vak 20 hierop worden aangepast. Last minute aanpassen van Vak 20 heeft gevolgen voor de doorloopsnelheid van viseren van het COI.
   Is de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI in vak 20 verstreken, dan wordt het COI door Skal geviseerd.
2. Het verstrijken van de datum en tijd in vak 20 van het COI is het signaal voor Skal dat een COI geviseerd kan worden.
3. Skal viseert het COI. Skal hanteert een doorlooptijd van 4 uur na verstrijken van de datum en tijd in vak 20 in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen en 1 uur bij logistieke beperkingen.
4. Wanneer het COI niet volledig is of Skal onregelmatigheden aantreft in het COI of bijbehorende documenten (zoals definitief vervoersdocument, paklijst en factuur), wordt contact opgenomen met de importeur.
5. Als Skal onregelmatigheden aantreft in het COI en/of als Skal ook een overeenstemmingscontrole of monstername uitvoert, gelden langere doorlooptijden.
6. Zodra het COI door Skal is geviseerd in vak 30, is het niet meer mogelijk om het COI te wijzigen.
7. Voor biologische zendingen die ook een controle van de NVWA/KCB krijgen, moet in de vooraanmelding bij de NVWA via het systeem CLIENT of VGC worden aangegeven dat het om een biologische zending gaat. Dit doet u via het vermelden van de bescheidcode C644 en het COI-nummer.
8. Eventuele overige controles door KCB en NVWA. De controles die worden uitgevoerd door KCB kunnen gelijktijdig plaatsvinden met de controles die Skal uitvoert. Het CHED wordt echter pas afgegeven ná viseren van het COI.
9. Vrijgave aan het vrije verkeer door douane. De douane kan de biologische zendingen alleen als biologisch vrijgeven als er een door Skal geviseerd COI is in Traces. Bij de vrijgave voor het vrije verkeer vermeldt u de bescheidcode C644 en het COI-nummer. Hierdoor weet de douane dat het om een biologische zendingen gaat. De douane controleert of het COI door Skal is geviseerd, dit is een voorwaarde om de zending te kunnen vrijgeven.

Welke gevolgen heeft deze nieuwe werkwijze voor mij als importeur en voor mijn vertegenwoordigers?

• De tijdsduur van het hele proces van aankomst zending tot aan vrijgave voor het vrije verkeer zal naar verwachting gelijk blijven. De doorlooptijd per stap zal echter wel gaan veranderen.
• Voor een soepel controleproces, is het belangrijk dat u het COI tijdig, correct en volledig aanbiedt in Traces, inclusief bijlages (definitief vervoersdocument, paklijst en factuur).
• Vak 20 moet uiteindelijk minimaal 24 uur voor aankomst correct zijn ingevuld in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen. In geval van logistieke beperkingen is dit 4 uur.
• U zorgt ervoor dat de zending op het in vak 20 aangegeven tijdstip aanwezig is op de grenscontrolepost of punt van vrijgave en dat de zending beschikbaar is voor controle, met de intentie om de zending in te voeren in de Unie. Als een zending in opslag gaat (douane-entrepot) moet vak 20 nog niet gevuld worden, vak 23 wél.
• Na viseren van het COI door Skal, kunt u het COI niet meer wijzigen. Dit betekent o.a. dat u vak 24 niet meer kan wijzigen, waardoor de zending niet meer in extracten gesplitst kan worden. Ook de eerste ontvanger kan dan niet meer worden gewijzigd.
  Alleen als er bij de KCB-controles onregelmatigheden worden aangetroffen waardoor de zending gesplitst moet worden, kan het COI met terugwerkende kracht worden gesplitst. Dit kan alleen als er sprake is van onregelmatigheden waarbij een deel van de partij wel en een deel van de partij niet kan worden vrijgegeven voor het vrije verkeer. KCB informeert Skal in dit geval. Skal moet de conclusie van het COI in dit geval herzien en hiertoe een verzoek indienen bij de Europese Commissie (DG Agri).
• Monsternames door Skal vinden plaats voorafgaand aan het viseren van het COI. De analyse-uitslagen van een monster worden geüpload in Traces.
• Bij het doen van een douaneaangifte voor het vrije verkeer is het verplicht om aan te geven welke bescheiden bij deze douaneaangifte horen. Met de bescheidscode C644 geeft u aan dat een zending biologisch is én dat de COI is geviseerd in vak 30. Het is van belang dat u het COI-nummer juist invult, zodat uw douaneaangifte aanvaard zal worden.