Als winkelketen bent u dagelijks bezig met de verkoop van producten waarop uw klanten kunnen vertrouwen. De vraag naar biologisch assortiment groeit. Bewuste consumenten willen zeker zijn van een betrouwbaar biologisch product. Dat biologische verkooppunten ook verplicht zijn zich te certificeren, draagt bij aan het consumentenvertrouwen.
Geldt de certificatieplicht voor mijn winkelketen?
Het hoofdkantoor en de distributiecentra van winkelketens zijn altijd certificatieplichtig als er biologische producten verkocht worden in de winkels. Elk onderliggend verkooppunt is certificatieplichtig wanneer er onverpakte verkoop plaatsvindt en/of handelingen met biologische producten worden uitgevoerd, zoals: snijden en verpakken, afbakken en combineren van losse producten (bijv. noten- of mueslimix). Als er alleen sprake is van directe verkoop van voorverpakte producten is het verkooppunt vrijgesteld van certificatie. Check hier of uw winkel(s) certificatieplichtig is. De Europese verordening maakt onderscheid tussen webshops en fysieke verkooppunten. In sommige gevallen hoeft een fysiek verkooppunt zich niet te certificeren, maar een webshop wel. Als u eigenaar van beide bent, is het raadzaam ook de informatiepagina over webshops te bezoeken.
Uitleg certificatieplicht winkelketen
Winkelketens en formules worden door Skal zoveel mogelijk als één geheel benaderd. Alle locaties van een winkelketen, franchise of coöperatie waar onverpakte biologische producten worden verkocht of waar handelingen met biologische producten worden uitgevoerd zijn certificatieplichtig:
Hoofdkantoor: het hoofdkantoor is certificatieplichtig vanwege diverse activiteiten, bijvoorbeeld als merkhouder, als eigenaar van recepturen, als opdrachtgever van de productie van biologische voedingsmiddelen of als importeur daarvan en daarnaast als hoofdverantwoordelijke voor certificatieplichtige distributiecentra en winkels.
Distributiecentrum: de opslag en distributie van biologische producten zijn zonder uitzondering certificatieplichtige activiteiten.
Winkels: deze zijn certificatieplichtig als er sprake is van onverpakte verkoop van biologische producten en/of als er handelingen uitgevoerd worden als snijden en verpakken, afbakken of combineren van losse producten (bijv. noten).
Skal is wettelijk verplicht iedere gecertificeerde locatie eenmaal per kalenderjaar fysiek te bezoeken. Hoofdkantoor, distributiecentra en winkels hebben ieder hun eigen aandachtspunten. Zoveel mogelijk aspecten worden gecontroleerd op het hoofdkantoor. De uitvoering van de handelingen (snijden, bakken et cetera) wordt ter plaatse gecontroleerd, dus in het distributiecentrum of in de winkel.
Geldt er een certificatieplicht voor locaties van een keten of formule? Dan meldt het hoofdkantoor deze locaties aan.
Direct controleren of de winkels certificatieplichtig zijn? Klik hier.
Certificatie van een winkelketen: stap voor stap
Aanmelden locaties Met de certificatiechecker kunt u controleren of de winkels certificatieplichtig zijn. Is dit het geval, dan meldt het hoofdkantoor deze winkels aan. Distributiecentra van
waaruit biologische producten gedistribueerd worden, zijn altijd certificatieplichtig. Het aanmelden van distributiecentra en winkels kan door contact op te nemen via bereiding@skal.nl. Als de aanmelding akkoord is, ontvangt u een bevestiging van Skal.
Voorbereiding Het hoofdkantoor is ervoor verantwoordelijk dat aan alle eisen wordt voldaan voordat de eerste inspecties plaatsvinden. 1. Voorbereiding van het toelatingsonderzoek: Het toelatingsonderzoek van de winkels en distributiecentra vindt plaats op het niveau van het hoofdkantoor. Het hoofdkantoor moet ervoor zorgen dat er voldaan wordt aan de eisen die getoetst worden in het toelatingsonderzoek. 2. Voorbereiding van de winkels: Het hoofdkantoor zorgt ervoor dat winkels voldoen aan de eisen die getoetst worden tijdens de jaarlijkse fysieke inspecties. 3. Voorbereiding van de distributiecentra: Het hoofdkantoor zorgt ervoor dat distributiecentra voldoen aan de eisen die getoetst worden tijdens de jaarlijkse fysieke inspecties. Lees hier hoe u zich kunt voorbereiden op het toelatingsonderzoek.
Toelatingsonderzoek Als Skal de aanmelding heeft bevestigd, worden er afspraken gemaakt voor: - een Toelatingsonderzoek als het hoofdkantoor nog geen bio-certificaat heeft. Tijdens een onderzoek op locatie controleert de inspecteur of aan alle eisen wordt voldaan. Deze beoordeling vindt plaats op hoofdkantoor-niveau. - een Toelatingsonderzoek voor de Aanpassing van de Scope wanneer het hoofdkantoor al wel een bio-certificaat heeft. Er wordt dan door een inspecteur beoordeeld of aan alle eisen wordt voldaan. Deze beoordeling vindt plaats op hoofdkantoor-niveau.
Certificatie
Na een succesvolle afronding van het Toelatingsonderzoek worden de betreffende locaties gecertificeerd. Ze worden bijgeschreven op het bio-certificaat van het hoofdkantoor en alle locaties krijgen een eigen bio-certificaat. De locaties die nog niet fysiek bezocht zijn, worden nog in hetzelfde jaar bezocht door een inspecteur. Vervolgens worden ze ieder kalenderjaar geïnspecteerd. Winkels vinden hier wat ze kunnen verwachten tijdens een inspectie en op welke eisen getoetst wordt. Distributiecentra vinden deze informatie hier.
Distributiecentra die opereren onder een keten of formule moeten voor certificering worden aangemeld door het hoofdkantoor. Skal toetst op hoofdkantoor-niveau of op distributiecentrum-niveau voldaan kan worden aan de eisen. Blijkt dit het geval, dan ontvangt een distributiecentrum een certificaat. Hetzelfde kalenderjaar zal Skal hier alsnog een fysieke inspectie komen doen. Die wordt vervolgens ieder kalenderjaar herhaald.
Hieronder volgt een overzicht van de onderwerpen waarop getoetst wordt tijdens een inspectie.
Algemeen Er moet altijd een contactpersoon of volwaardig vervanger aanwezig zijn tijdens de inspectie zodat vragen goed beantwoord kunnen worden. In zijn algemeenheid wordt altijd gekeken of de certificatie nog klopt, dus of de activiteiten die op het certificaat staan, nog kloppen met de werkelijk uitgevoerde activiteiten. Een inspecteur moet altijd toegang krijgen tot de gevraagde gegevens en ruimtes die nodig zijn voor de beoordeling.
Ontvangstcontrole Voor de ontvangstcontrole door distributiecentra en winkels gelden minimaal de standaardeisen op ingangscontrole en registratie daarvan (verificatie). Alleen wanneer winkels producten ontvangen uit het eigen distributiecentrum hoeven zij niet actief te controleren. Wel moeten de ontvangen leverdocumenten gearchiveerd worden en toonbaar zijn.
Scheiding de scheiding van niet-voorverpakte producten in opslag in DC moet geborgd zijn.
Traceerbaarheid Alle verzonden biologische producten moeten op partijniveau te koppelen zijn aan de ontvangst. Dit wordt beoordeeld dmv voorraadadministratie en leverdocumenten.
Aanduidingen De status van biologische producten moet in de gehele keten duidelijk zijn. Daarom is het vereist dat deze producten als biologisch identificeerbaar zijn in de digitale administratie (voorraad administratie / WMS). Daarnaast moeten de uitgaande leverdocumenten voldoen aan eisen mbt aanduidingen. Deze vereisten zijn…..Zie ook “biochecker”[SKSB1]
Administratie De voorraadadministratie van een DC moet volledig inzichtelijk en controleerbaar zijn tijdens een inspectie. Dit omvat in- en uitgaande leverdocumenten (al dan niet digitaal) en de digitale voorraadadministratie.
Incidenten Het kan voorkomen dat er incidenten zijn met biologische producten. Het distributiecentrum moet inzicht hebben in de incidenten omtrent biologische producten en aan kunnen tonen dat de correcte acties zijn ondernomen. Denk bijvoorbeeld aan een melding vanuit een leverancier dat een partij biologisch sesamzaad later toch niet biologisch blijkt te zijn. Hiervan lag nog voorraad in het distributiecentrum. Deze partij moest geblokkeerd worden en terug gestuurd naar de leverancier. De inspecteur wil dan tijdens de inspectie bewijs zien dat dit daadwerkelijk is gebeurd.
Klachten De klachtenregistratie moet voldoen. Het is vereist dat er een klachtenregistratie is mbt biologische producten, dit mag onderdeel zijn van een meer algemenere klachtenregistratie. Als dit onderdeel is van een algemene klachtenregistratie, moeten de klachten omtrent biologische producten er duidelijk uit te filteren zijn.
Is er sprake van activiteiten die al gecertificeerd waren zoals “eerst-geadresseerde” of “import”, dan worden deze aanvullend op bovenstaande beoordeeld zoals u gewend was.
Winkel - voorbereiding jaarlijkse inspectie
Winkels die opereren onder een keten of formule worden voor certificatie aangemeld door het hoofdkantoor. Op dat niveau toetst Skal of op winkelniveau voldaan kan worden aan de eisen. Op basis daarvan ontvangt een winkel een certificaat. Hetzelfde kalenderjaar zal Skal hier alsnog een fysieke inspectie komen doen. Deze wordt vooraf aangekondigd. Vervolgens wordt er ieder kalenderjaar een fysieke inspectie uitgevoerd.
Hieronder volgt een beknopt overzicht van de onderwerpen waarop getoetst wordt. Klik hier voor een checklist waarin onderstaande punten uitgebreider zijn toegelicht.
Tijdens de inspectie toetst de inspecteur of winkels aan de volgende eisen voldoen:
Algemeen Er moet altijd een contactpersoon of volwaardig vervanger aanwezig zijn tijdens de inspectie zodat vragen goed beantwoord kunnen worden. In zijn algemeenheid wordt altijd gekeken of de certificatie nog klopt, dus of de activiteiten die op het certificaat staan, nog kloppen met de werkelijk uitgevoerde activiteiten. Een inspecteur moet altijd toegang krijgen tot de gevraagde gegevens en ruimtes die nodig zijn voor de beoordeling.
Aanvoer en eigen inkoop buiten het hoofdkantoor om Voor de aanvoer en inkoop gelden eisen vanuit de biologische regelgeving. Wordt de aankoop volledig vanuit het hoofdkantoor geregeld en vanuit de keten-distributiecentra aangevoerd, dan worden deze eisen al getoetst bij het distributiecentrum en het hoofdkantoor. Op het hoofdkantoor zijn bijvoorbeeld de facturatie en de leverancierscertificaten inzichtelijk. Dat is niet zo als een winkel zelf inkoopt bij leveranciers die niet door het hoofdkantoor zijn geselecteerd. In dat geval wordt deze winkel dan ook op de volgende punten getoetst:
a. Aankoopfacturen: op de aankoopfactuur van de zelf ingekochte producten moeten de juiste aanduidingen staan. Welke dat zijn vindt u hier[1] . b. Bio-certificaat leverancier: de winkel moet in het bezit zijn van een geldig bio-certificaat van de leverancier van de zelf ingekochte producten. c. Ingangscontrole: er moet een ingangscontrole uitgevoerd en geregistreerd worden. Hierin moet het volgende opgenomen zijn:
i. Datum ontvangst ii. Naam en vestigingsplaats verzender iii. Certificering verzender (Code CB of certificaat) en zijn vestigingsplaats iv. Productnaam met BIO-verwijzing op zowel etiket van product en de leverbon v. Ontvangen aantallen producten vi. Verpakkingen gesloten vii. Volledigheid leverbon viii. Wanneer deze controle akkoord is, tekent de winkelmedewerker de ontvangen leverbon af.
Aanduidingen a.Van minimaal één private label product wordt gecontroleerd of de aanduidingen voldoen aan de eisen (indien van toepassing). b. Van minimaal één in de winkel bereid en voorverpakt product wordt gecontroleerd of de aanduidingen voldoen aan de eisen (indien van toepassing). c. Er wordt gecontroleerd of er bij biologische promotie-aanduidingen niet toch sprake is van aanbod van gangbare producten. Met promotie-aanduidingen worden aanduidingen op schap- of vakniveau of reclameposters bedoeld.
U kunt in de biochecker [SKSB2] zelf controleren of de aanduidingen op etiketten of documenten voldoet aan de voorwaarden.
Bereidingsactiviteiten en onverpakte producten
De activiteiten die hier beoordeeld worden, kunnen zijn: het afbakken van brood, snijden, portioneren, verpakken, branden, grillen, roosteren en voorverpakken (met een volledig etiket) van biologische producten.
Er wordt gekeken naar het risico op verwisseling met gangbare producten tijdens het uitvoeren van de bereidingsactiviteit.
De herkomst van de zelf-bereide en onverpakte producten moet herleidbaar zijn naar de ontvangst. Indien mogelijk wordt de relatie van het aanbod in de winkel herleid naar de voorraad in het magazijn, van deze producten wordt middels het etiket de biostatus beoordeeld. Indien er geen voorraad is, dan wordt middels de pakbon beoordeeld of het als biologisch is ontvangen.
Skal Biocontrole is door het ministerie van Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit aangewezen om deze certificatieplicht in de praktijk te brengen en toezicht te houden op de naleving van de biologische regelgeving van winkelketens.
Tarieven
Aan certificatie door Skal zijn kosten verbonden. Voor winkelketens geldt dat aanmelding en toelatingsonderzoek plaatsvinden op hoofdkantoorniveau. De tarieven vindt u hier.
