Verkoopt uw winkelketen biologisch assortiment? Skal geeft invulling aan de certificatieplicht voor verkooppunten van biologische producten zoals beschreven in de Europese regelgeving.
De certificatieplicht geldt voor het hoofdkantoor, alle distributiecentra van de winkelketen én voor de verkooppunten die handelingen met biologische producten uitvoeren: snijden en verpakken, afbakken, combineren van losse producten (bijv. noten) en onverpakte verkoop.
De certificatie van winkelketens start met een toelatingsonderzoek op het hoofdkantoor.
Is daar alles goed ingeregeld? Dan worden de DC's en winkels die onder de keten vallen allen tegelijkertijd door Skal gecertificeerd. Er vindt dus alleen een toelatingsonderzoek plaats bij het hoofdkantoor. Na goedkeuring worden de jaarlijkse inspecties bij de gecertificeerde DC's en winkels die onder de keten vallen ingepland. Zowel hoofdkantoor als DC's en winkels worden vanaf dat moment jaarlijks bezocht voor inspectie.
Tijdens het toelatingsonderzoek worden de onderwerpen beoordeeld die hieronder staan uitgelegd. Blijkt dat er bijvoorbeeld nog een procedure onvoldoende is uitgewerkt? Geen nood, deze kan nagestuurd worden naar de medewerkers bij Skal die het certificatiebesluit nemen.
U heeft een volledige bedrijfsomschrijving met daarbij de rol van hoofdkantoor, distributiecentra, winkels plus waar welke activiteiten plaatsvinden uitgeschreven en tevens een volledig overzicht van alle locaties die binnen de keten onder verantwoordelijkheid van het hoofdkantoor vallen:
Skal heeft hiervoor een Excelformulier ontwikkeld dat gebruikt wordt bij de aanmelding van een winkelketen. Dit levert u samen met een aanvulling op certificatie-overeenkomst aan bij Skal voorafgaand aan het toelatingsonderzoek.
Is uw winkelketen eenmaal gecertificeerd, dan houdt u Skal op de hoogte van wijzigingen in de bedrijfsomschrijving en -activiteiten.
Alle bio-producten die onder eigen handelsnaam worden verkocht, registreert u bij Skal. Handel onder eigen handelsnaam houdt in dat uw bedrijf biologische producten (dienstverlenend) laat produceren, produceert (in eigen productiebedrijven) onder eigen receptuur of receptuur van dienstverlenend producent en deze voorziet van een private label etiket. Dit geldt voor producten die kant-en-klaar worden ingekocht, maar ook voor de producten die in de winkels zelf worden voorverpakt en voorzien van een etiket.
Deze producten registreert u via Mijn.Skal.nl.
Voor de meeste winkelketens valt dit al onder de bestaande bio-certificatie, dus vraagt dit geen extra werk.
Het hoofdkantoor van een winkelketen is verantwoordelijk voor het maken en bijhouden van een risicobeheersplan. Hierin worden binnen alle processen de mogelijke risico's met betrekking tot de biologische status van de producten in kaart gebracht en worden er beheersmaatregelen doorgevoerd om deze risico's te borgen. Hier vindt u een voorbeeld van een risicobeheersplan voor verwerkende bedrijven. Het risicobeheersplan dient van toepassing te zijn op uw bedrijf, waarbij het voorbeeld een leidraad kan zijn.
3. Procedure Incidenten
In het kwaliteitshandboek legt u vast welke acties u onderneemt als u het vermoeden heeft dat een biologisch product niet aan de eisen van de biologische productie voldoet. In het handboek staat dat u bij twijfels over de biologische status een melding doet bij Skal. Twijfels kunnen bijvoorbeeld ontstaan naar aanleiding van residuvondsten bij labanalyse van een product of bij vermoedens van misleiding door toeleveranciers. Na certificatie kunt u meldingen aan Skal doen via Mijn Skal, u ontvangt hier inloggegevens van na uw aanmelding.
4. Procedure klachten
In de procedure Klachtenmanagement is opgenomen dat er een klachtenregistratiesysteem is waarin alle klachten rondom twijfel over de bio-status van een product geregistreerd zijn. De klachten kunnen afkomstig zijn van consumenten, leveranciers en medewerkers.
Binnen het registratiesysteem zijn klachten betreffende biologische producten separaat opvraagbaar.
Op het hoofdkantoor kunt u op basis van de administratie een massabalans opstellen en onderbouwen op aanwijzing van Skal. Uit de administratie kunnen tijdens de inspectie ten minste de volgende zaken inzichtelijk gemaakt worden:
Leverdocumenten onderbouwen de fysieke productstroom. Deze wordt op het DC beoordeeld.
U zorgt er op het niveau van hoofdkantoor en DC voor dat alle biologische producten op partijniveau vanaf aankoop en ontvangst tot en met de uitlevering aan de winkel traceerbaar zijn. Op winkelniveau borgt u dat alle biologische risicoproducten vanuit de winkel herleidbaar zijn naar de ontvangst daarvan (in de voorraad in magazijn en op ontvangen leverdocument). Risicoproducten zijn producten die onverpakt in de winkel liggen of producten die door de winkel verwerkt en/of zelf voorverpakt en geëtiketteerd worden.
In de procedure Aankoop legt u de eisen vast voor aankoop van producten en diensten.
Op het niveau van het hoofdkantoor wordt minimaal vastgelegd dat de aankoop plaatsvindt bij gecertificeerde leveranciers, waarvan een geldig bio-certificaat toonbaar en aanwezig is (papier/pdf).
Deze regels gelden ook wanneer een filiaal producten en diensten aankoopt bij leveranciers die door het hoofdkantoor zijn geselecteerd; het hoofdkantoor is in het bezit van de aankoopfacturen en geldige bio-certificaten. In de procedure wordt vastgelegd hoe het hoofdkantoor dit kan aantonen.
Als een filiaal producten en diensten aankoopt bij leveranciers die niet door het hoofdkantoor zijn geselecteerd, dan moet het filiaal zelf in het bezit zijn van de aankoopfacturen en bio-certificaten. In de procedure wordt vastgelegd dat de verantwoordelijkheid voor het aantoonbaar aankopen van producten bij daarvoor gecertificeerde leveranciers ligt bij de winkels. Hierbij controleren winkels de juiste bio-aanduidingen op de factuur.
In de procedure Ontvangst Management is de werkwijze en registratie van de ontvangstcontrole van biologische producten uitgewerkt.
Voor de ontvangstcontrole door distributiecentra en winkels gelden minimaal de standaardeisen op ingangscontrole en registratie daarvan (verificatie). Alleen wanneer winkels producten ontvangen uit het eigen distributiecentrum hoeven zij niet actief te controleren. Wel moeten de ontvangen leverdocumenten gearchiveerd worden en toonbaar zijn.
In de procedure Aanduidingen legt u vast hoe u borgt dat de juiste aanduidingen worden gebruikt voor bio-producten. Dit gaat zowel om het etiket als de aanduidingen in de winkel.
Er zijn verschillende categorieën aanduidingen waarvan u de borging opneemt in de procedure:
1] Etiketten op voorverpakte producten die onder eigen handelsnaam (private label) verkocht worden, kant-en-klaar ingekocht en/of
in de winkel verpakt een geëtiketteerd
2] Aanduidingen bij onverpakte producten
3] Aanduidingen in vitrines/ op schappen
4] Gebruik van promotie-aanduidingen
5] Gebruikte productnamen in de digitale omgeving (oa. WarehouseManagementSysteem) waaruit de bio-status van de producten binnen de gehele keten geborgd is.
6] Bio-checker
In de procedure Scheiding tussen gangbare en biologische producten legt u vast hoe binnen de hele winkelketen de scheiding borgt. Denk hierbij aan de scheiding van niet-voorverpakte producten in opslag in DC, scheiding van niet-voorverpakte producten in opslag van de winkel, voorkomen van verwisseling van gangbaar en bio-producten tijdens bereidingshandelingen en presentatie van onverpakte producten in de winkel.
Tijdens de Skal-inspecties in de winkels ligt de nadruk op het voorkomen van verwisseling van biologische en gangbare producten.