Als uw webshop alleen geregistreerd is, dan kunt u middels een steekproef geselecteerd worden voor een inspectie. Dit kan onaangekondigd of aangekondigd zijn. Indien het een aangekondigde inspectie betreft, hoort u vooraf wat van u verwacht wordt aan voorbereiding.
Als uw webshop gecertificeerd is, bezoeken wij u minimaal eenmaal per kalenderjaar aangekondigd. Dit is niet altijd precies een jaar na de vorige inspectie. Tijdens de jaarlijkse inspectie stellen wij vast of het bedrijf nog steeds aan de biologische voorwaarden voldoet.
Hoe lang de jaarlijkse inspectie op uw bedrijf duurt hangt af van de grootte van uw bedrijf en de manier waarop wij uw procedures en documenten kunnen beoordelen. Een goede voorbereiding door u is van groot belang om de inspectie en rapportage vlot te kunnen afhandelen.
De voertaal van onze inspecties is Nederlands. Onze inspecteur zal een aantal algemene vragen stellen over uw bedrijf. Vervolgens neemt de inspecteur uw verkoopgegevens als uitgangspunt. De inspecteur kiest een bepaald product om dit van de verkoop terug te traceren tot binnenkomst bedrijf. Hiermee controleert de inspecteur de interne traceerbaarheid binnen uw bedrijf. Daarnaast zal de inspecteur de massabalans bekijken, die u voorafgaand aan de inspectie heeft voorbereid. Aan het eind van de inspectie schrijft de inspecteur het inspectierapport.
Onze inspecteur controleert een aantal zaken tijdens de inspectie. Het is van belang dat u deze goed voorbereidt. Het gaat om het volgende:
U moet twee massabalansen maken van door u te kiezen biologische producten. Ga er hierbij vanuit dat de balans betrekking heeft op meerdere partijen/batches.
Let op: een traceerbaarheidstest is geen massabalans!
Een massabalans is een overzicht waarin over een relatief korte periode (een week, maand of kwartaal) per product de beginvoorraad en de eindvoorraad vermeld zijn en daarbij alle ontvangsten en afvoeren (aankopen en verkopen) van dit product. De hoeveelheden in dit overzicht moeten in evenwicht zijn. Van de ontvangsten en aankopen van deze producten dient u ook de vrachtdocumenten en de aankoopfacturen te kunnen tonen. Wanneer u de opslag heeft uitbesteed en zelf geen voorraden fysiek op uw bedrijf heeft, hoeft u daarvan geen vrachtdocumenten te hebben. Daarnaast vraagt de inspecteur u naar een verkoopoverzicht en afvoeroverzicht van deze twee producten over dezelfde periode.
Ook de volgende zaken heeft onze inspecteur van u nodig voor de inspectie:
Voorbeelden
Bekijk hier een voorbeeld van het registreren van de traceerbaarheid en een voorbeeld van de voorbereiding van de massabalans.
Het is van belang dat u de inspectie goed voorbereidt. Als u de administratie niet inzichtelijk kan maken, is de inspecteur genoodzaakt de inspectie af te breken. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Bovendien moet er dan een nieuwe inspectie worden gepland, die ook voor uw rekening komt.
Bereidt u de inspectie goed voor. Als uw administratie niet voldoende inzichtelijk is, dan wordt de inspectie afgebroken.