Biologische webshop? Zo bereidt u de Skal-inspectie voor!

Inspecties bij geregistreerde webshops

Als uw webshop alleen geregistreerd is, dan kunt u middels een steekproef geselecteerd worden voor een inspectie. Dit kan onaangekondigd of aangekondigd zijn. Indien het een aangekondigde inspectie betreft, hoort u vooraf wat van u verwacht wordt aan voorbereiding.

Inspecties bij gecertificeerde webshops

Als uw webshop gecertificeerd is, bezoeken wij u minimaal eenmaal per kalenderjaar aangekondigd. Dit is niet altijd precies een jaar na de vorige inspectie. Tijdens de jaarlijkse inspectie stellen wij vast of het bedrijf nog steeds aan de biologische voorwaarden voldoet.
Hoe lang de jaarlijkse inspectie op uw bedrijf duurt hangt af van de grootte van uw bedrijf en de manier waarop wij uw procedures en documenten kunnen beoordelen. Een goede voorbereiding door u is van groot belang om de inspectie en rapportage vlot te kunnen afhandelen.

Verloop van de periodieke inspectie

De voertaal van onze inspecties is Nederlands. Onze inspecteur zal een aantal algemene vragen stellen over uw bedrijf. Vervolgens neemt de inspecteur  uw verkoopgegevens als uitgangspunt. De inspecteur kiest een bepaald product om dit van de verkoop terug te traceren tot binnenkomst bedrijf. Hiermee controleert de inspecteur de interne traceerbaarheid binnen uw bedrijf. Daarnaast zal de inspecteur de massabalans bekijken, die u voorafgaand aan de inspectie heeft voorbereid. Aan het eind van de inspectie schrijft de inspecteur het inspectierapport.

Voorbereiden inspectie 

Onze inspecteur controleert een aantal zaken tijdens de inspectie. Het is van belang dat u deze goed voorbereidt. Het gaat om het volgende:

• Bedrijfsbeschrijving;
• Risicobeheersplan;
• Plattegrond;
• Massabalans;
• Procedure ingangscontrole (alleen als u ook opslag heeft);
• Traceerbaarheid zonder opslag/ traceerbaarheid met opslag;
• Procedure scheiding (alleen als u ook opslag heeft);
• Klachtenregistratie;
• Afleverdocument;
• Kopieën bio-certificaten van uw leveranciers.

Voorbeelden
Bekijk hier een voorbeeld van het registreren van de traceerbaarheid en een voorbeeld van de voorbereiding van de massabalans.

Afbreken inspectie

Het is van belang dat u de inspectie goed voorbereidt. Als u de administratie niet inzichtelijk kan maken, is de inspecteur genoodzaakt de inspectie af te breken. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Bovendien moet er dan een nieuwe inspectie worden gepland, die ook voor uw rekening komt.