Het doel van de jaarlijkse periodieke inspectie in de winkel of de marktkraam is om de opgestelde procedures die de betrouwbaarheid van de biologische activiteiten en producten borgen, te toetsen aan de praktijk. De procedures kunnen zijn opgenomen in een kwaliteitshandboek of kunnen bestaan uit aparte procedures.
Alle procedures dienen voorzien te zijn van versiebeheer. Versiebeheer is het bijhouden van veranderingen in documenten. Dit kan een versienummer en/of datum zijn.
De volgende procedures worden op de uitvoering beoordeeld:
Alle procedures worden hieronder toegelicht.
U dient ervoor te zorgen dat uw bedrijf is ingericht voor biologische activiteiten. In het kwaliteitsplan/handboek vermeldt u alle maatregelen die de garantie geven dat u aan de voorschriften van de biologische verordening voldoet. U kunt hier een apart handboek voor gebruiken of de procedures verwerken in een bestaand handboek wat u al gebruikt voor de voedselveiligheid.
U heeft de volgende zaken opgenomen in een kwaliteitsplan of handboek:
Bereid de inspectie goed voor. Als uw administratie niet voldoende inzichtelijk is, dan wordt de inspectie afgebroken.
Handel onder eigen handelsnaam houdt in dat op het etiket van het betreffende product een 'private label' is aangebracht waarop het bedrijf zelf vermeld staat met zijn NAW-gegevens. Dit geldt voor producten die kant-en-klaar worden ingekocht, maar ook voor de producten die in de winkels/kramen zélf worden voorverpakt en voorzien van een etiket. Deze producten dient u aan te melden via Mijn.Skal.nl. Vaak heeft u deze tijdens het toelatingsonderzoek al geregistreerd als Levensmiddel.
Een risicobeheersplan bevat een omschrijving van de risico's die binnen uw bedrijf bestaan die de betrouwbaarheid van het biologisch product kunnen aantasten. Maar ook hoe uw bedrijf met deze risico's omgaat, zodat de kans verkleind wordt dat deze zich voordoen. Door de processen op uw bedrijf kritisch te bekijken, weet u precies waar het biologisch product kans heeft om verontreinigd, vermengd of verwisseld te worden. Als u weet wat de risico's zijn, kunt u ze ook beheersen. Zo helpt u mee om het biologisch product ook echt biologisch te houden.
Een risicobeheersplan staat stil bij de risico’s die een negatief gevolg kunnen hebben voor de betrouwbaarheid van het biologische product. Specifiek moet een risicobeheersplan zich richten op de volgende risico’s:
- verontreiniging van het biologische producten met niet-toegestane stoffen of;
- vermenging en/of verwisseling van biologische, in omschakeling en niet-biologische producten.
Voor een volledig risicobeheersplan zijn 5 stappen doorlopen:
1: beschrijf bedrijfsprocessen
2: identificeer risico's
3: beschrijf voorzorgsmaatregelen
4: registreer voorzorgsmaatregelen
5: evalueer uw risicobeheersplan
Voor meer informatie zie: https://www.skal.nl/risicobeheersplan
Uw winkel houdt een klachtenregistratie bij, betreffende de mogelijke twijfel aan de biologische status van een product, waarin de volgende onderdelen zijn opgenomen:
De klachten kunnen afkomstig zijn van consumenten, leveranciers en winkelmedewerkers. De klachten kunnen digitaal of op papier worden geregistreerd.
Uit uw administratie moeten de volgende zaken inzichtelijk gemaakt worden:
Deze administratie is inzichtelijk en controleerbaar tijdens de inspectie.
Tijdens de inspectie controleert de inspecteur twee handelsbalansen. Op basis van de administratie kan er een handelsbalans gemaakt en onderbouwd worden, waarbij er over een relevante periode van twee risicoproducten* kan worden aangetoond dat de verkopen in evenwicht zijn met de aankopen en ontvangsten. Bijvoorbeeld op basis van uitdraaien van het kassasysteem of weekoverzichten van de markt. Van belang is dat de aangekochte hoeveelheid biologische producten overeenkomt met de hoeveelheid die is verkocht, of beschreven is waar verlies of afkeur is geweest.
De inspecteur controleert of de aan/verkopen sluitend zijn (te controleren met aankoopfacturen, leverdocumenten en verkoopgegevens).
* risicoproducten zijn onverpakte biologische producten, of producten waar u handelingen mee uitvoert (zoals het bakken, snijden, etiketteren).
U legt uw werkwijze van het controleren van binnenkomende bio-producten vast in een procedure. In deze procedure neemt u op dat u de volgende zaken controleert:
Tijdens de inspectie kunt u aantonen dat de controle altijd wordt uitgevoerd. Dat kan door een registratielijst bij te houden of de ontvangen leverbon af te tekenen voor akkoord.
Wanneer u in uw winkel/kraam naast biologische producten ook gangbare producten verkoopt, legt u in een procedure vast hoe u ervoor zorgt dat beide productstromen gescheiden blijven. Dit document omschrijft hoe u ervoor zorgt dat er geen verwisseling en vermenging kan optreden tussen biologische en gangbare producten bij:
Herleidbaarheid van een product betekent dat een onverpakt of zelf bereid product in de winkel/kraam terug te herleiden is naar de ontvangst én nog aanwezige voorraad van dezelfde partij in magazijn of diepvries. De ontvangen leverbon en de bijbehorende aankoopfactuur dienen dit te onderbouwen.
In een procedure legt u vast welke acties u onderneemt als u het vermoeden heeft dat een bio-product dat uw winkel/kraam heeft gekocht niet aan de eisen van de biologische productie voldoet. In de procedure staat dat u bij twijfels over de bio-status een melding doet bij Skal. Twijfels kunnen bijvoorbeeld ontstaan naar aanleiding van vermoedens van misleiding door toeleveranciers. U kunt uw meldingen aan Skal doen via Mijn.Skal.nl.