Mobile menu trigger

Voorbereiden inspectie zelfstandige winkel en marktkraam

Het doel van de jaarlijkse periodieke inspectie in de winkel of de marktkraam is om de opgestelde procedures die de betrouwbaarheid van de biologische activiteiten en producten borgen, te toetsen aan de praktijk. De procedures kunnen zijn opgenomen in een kwaliteitshandboek of kunnen bestaan uit aparte procedures.

Alle procedures dienen voorzien te zijn van versiebeheer. Versiebeheer is het bijhouden van veranderingen in documenten. Dit kan een versienummer en/of datum zijn.


De volgende procedures worden op de uitvoering beoordeeld:

  • Kwaliteitsplan/Handboek
  • Registratie van biologische producten onder eigen naam
  • Risico-analyse
  • Klachtenprocedure
  • Administratie en Handelsbalans
  • Procedure aankoop
  • Procedure ingangscontrole
  • Procedure aanduidingen
  • Procedure scheiding
  • Procedure herleidbaarheid
  • Procedure meldingen incidenten biologische status

Alle procedures worden hieronder toegelicht.

Kwaliteitsplan/Handboek

U dient ervoor te zorgen dat uw bedrijf is ingericht voor biologische activiteiten. In het kwaliteitsplan/handboek vermeldt u alle maatregelen die de garantie geven dat u aan de voorschriften van de biologische verordening voldoet. U kunt hier een apart handboek voor gebruiken of de procedures verwerken in een bestaand handboek wat u al gebruikt voor de voedselveiligheid.

U heeft de volgende zaken opgenomen in een kwaliteitsplan of handboek:

  • Een bedrijfsomschrijving met daarin de bedrijfsgegevens (NAW- en KvK-gegevens)
  • Omschrijving van de gecertificeerde bio-activiteiten in uw winkel/kraam
  • Een overzicht van de producten die onder eigen handelsnaam voorverpakt worden verhandeld; kant en klaar ingekocht en zelf in de winkel/kraam verpakt en geëtiketteerd
  • Procedures of vastgelegde werkwijzen om aan de voorwaarden te blijven voldoen (zie hieronder voor de benodigde procedures)

Registratie van alle biologische producten onder eigen naam

Handel onder eigen handelsnaam houdt in dat op het etiket van het betreffende product een 'private label' is aangebracht waarop het bedrijf zelf vermeld staat met zijn NAW-gegevens. Dit geldt voor producten die kant-en-klaar worden ingekocht, maar ook voor de producten die in de winkels/kramen zélf worden voorverpakt en voorzien van een etiket. Deze producten dient u aan te melden via Mijn.Skal.nl. Vaak heeft u deze tijdens het toelatingsonderzoek al geregistreerd als Levensmiddel.

Risico-analyse

U maakt een risicoanalyse van de mogelijke risico’s van alle processen binnen uw winkel/kraam, met betrekking op de biologische status van de producten. Met een risicoanalyse brengt u de risico’s in kaart, worden de bedreigingen vastgelegd en wat daarvan de consequenties zouden kunnen zijn. Op basis van de gevonden risico’s formuleert u beheersmaatregelen om deze risico’s te beperken. Zie hier het voorbeeldformulier van Skal. Dit formulier past u aan naar de risico's in uw winkel/kraam. Zo maakt u het specifiek voor uw eigen winkel/kraam. De inspecteur controleert de uitvoering van de risicoanalyse en kijkt of de risico’s passend zijn en of de maatregelen ook worden toegepast.

Klachtenprocedure

Uw winkel houdt een klachtenregistratie bij, betreffende de mogelijke twijfel aan de biologische status van een product, waarin de volgende onderdelen zijn opgenomen:

  • Datum
  • Indiener van de klacht
  • Omschrijving van de klacht
  • Oorzaakanalyse
  • Corrigerende maatregel
  • Wanneer de klacht is afgehandeld

De klachten kunnen afkomstig zijn van consumenten, leveranciers en winkelmedewerkers. De klachten kunnen digitaal of op papier worden geregistreerd.

Administratie en Handelsbalans

Uit uw administratie moeten de volgende zaken inzichtelijk gemaakt worden:

  • Aankopen (onderbouwd met aankoopfacturen)
  • Ontvangsten (onderbouwd met leveringsdocumenten)
  • Verkopen (onderbouwd met verkoopgegevens)

Deze administratie is inzichtelijk en controleerbaar tijdens de inspectie.

Tijdens de inspectie controleert de inspecteur twee handelsbalansen. Op basis van de administratie kan er een handelsbalans gemaakt en onderbouwd worden, waarbij er over een relevante periode van twee risicoproducten* kan worden aangetoond dat de verkopen in evenwicht zijn met de aankopen en ontvangsten. Bijvoorbeeld op basis van uitdraaien van het kassasysteem of weekoverzichten van de markt. Van belang is dat de aangekochte hoeveelheid biologische producten overeenkomt met de hoeveelheid die is verkocht, of beschreven is waar verlies of afkeur is geweest.

De inspecteur controleert of de aan/verkopen sluitend zijn (te controleren met aankoopfacturen, leverdocumenten en verkoopgegevens).

* risicoproducten zijn onverpakte biologische producten, of producten waar u handelingen mee uitvoert (zoals het bakken, snijden, etiketteren).

Procedure aankoop

U legt uw werkwijze voor de aankoop van biologische producten vast in een procedure. In deze procedure is opgenomen dat u alleen aankoopt bij gecertificeerde leveranciers, u kunt van alle leveranciers een geldig bio-certificaat tonen (digitaal of op papier) en u heeft opgenomen dat u de bio-status bij de productnaam controleert op de aankoopfacturen. U moet een aantal voorbeelden kunnen tonen van bio-certificaten van leveranciers waarbij u aankoopt.

Procedure ingangscontrole

U legt uw werkwijze van het controleren van binnenkomende bio-producten vast in een procedure. In deze procedure neemt u op dat u de volgende zaken controleert:

  • Datum ontvangst
  • Naam en vestigingsplaats verzender
  • Code/nummer van de controleorganisatie
  • Traceerbare code
  • Ontvangen hoeveelheid van producten (fysiek en op de leverbon)
  • Verpakkingen gesloten
  • Volledigheid van de leverbon

Tijdens de inspectie kunt u aantonen dat de controle altijd wordt uitgevoerd. Dat kan door een registratielijst bij te houden of de ontvangen leverbon af te tekenen voor akkoord.

Procedure scheiding

Wanneer u in uw winkel/kraam naast biologische producten ook gangbare producten verkoopt, legt u in een procedure vast hoe u ervoor zorgt dat beide productstromen gescheiden blijven. Dit document omschrijft hoe u ervoor zorgt dat er geen verwisseling en vermenging kan optreden tussen biologische en gangbare producten bij:

  • Opslag
  • Presentatie in de winkel/kraam
  • Bereidingsactiviteiten in de winkel/kraam (afbakken, snijden, mengen etc)

Procedure herleidbaarheid

In een procedure legt u uw werkwijze vast van de herleidbaarheid van de biologische producten in uw winkel/kraam. Herleidbaarheid van een product betekent dat een onverpakt of zelf bereid product in de winkel/kraam terug te herleiden is naar de ontvangst én nog aanwezige voorraad van dezelfde partij in magazijn of diepvries. De ontvangen leverbon en de bijbehorende aankoopfactuur dienen dit te onderbouwen. Naast de fysieke traceerbaarheid beschrijft u ook de financiële traceerbaarheid.

Procedure meldingen incidenten biologische status

In een procedure legt u vast welke acties u onderneemt als u het vermoeden heeft dat een bio-product dat uw winkel/kraam heeft gekocht niet aan de eisen van de biologische productie voldoet. In de procedure staat dat u bij twijfels over de bio-status een melding doet bij Skal. Twijfels kunnen bijvoorbeeld ontstaan naar aanleiding van vermoedens van misleiding door toeleveranciers. U kunt uw meldingen aan Skal doen via Mijn.Skal.nl.

Afbreken inspectie

Het is van belang dat u de inspectie goed voorbereid. Als u de administratie niet inzichtelijk kan maken, is de inspecteur helaas genoodzaakt de inspectie af te breken. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Bovendien moet er dan een nieuwe inspectie worden gepland, die ook voor uw rekening komt.

Bezoekadres
Skal Biocontrole
Dr. Klinkertweg 28a
8025 BS Zwolle
Postadres
Skal Biocontrole
Postbus 384
8000 AJ Zwolle