Mobile menu trigger

Voorbereiding periodieke inspectie winkelketen hoofdkantoor

Het doel van de jaarlijkse periodieke inspectie op hoofdkantoor is om de procedures die de biologische activiteiten van het hoofdkantoor borgen, te toetsen aan de praktijk.

De volgende procedures worden op de uitvoering beoordeeld:

Importeert of slaat het hoofdkantoor ook biologische producten op?

De volgende aanvullende procedures zijn van toepassing:

Deze worden toegelicht onder aan de pagina.

Bedrijfsomschrijving

In de bedrijfsomschrijving is het volgende opgenomen:

  • De rol van het hoofdkantoor in de coördinatie van de certificatie van de verkooppunten
  • Dat de coördinatie van biologische inspecties vanuit het hoofdkantoor wordt georganiseerd
  • Volledig overzicht van alle locaties die binnen de keten onder verantwoordelijkheid van het hoofdkantoor vallen, waaronder:
    • Welke distributiecentra, winkels en gecertificeerde activiteiten worden uitgevoerd
  • Overzicht activiteiten: eigen beheer, dienstverlenend, uitbesteed
  • Overzicht welke biologische producten of productgroepen de winkelketen verkoopt

De inspecteur bespreekt:

  • Biologische Activiteiten - Voert het hoofdkantoor nog dezelfde activiteiten uit als tijdens Toelatingsonderzoek is besproken?
  • Mutaties in locaties van Filialen, DC’s - Denk hierbij aan mutaties in de winkels/DC’s (gesloten, verhuisd), mutaties in contactpersonen en contactgegevens van filialen/DC’s, KvK gegevens.

Procedure risico-analyse (vanaf 2024 Risicobeheersplan)

Het hoofdkantoor van een winkelketen is verantwoordelijk voor het maken en bijhouden van een risico-analyse. Hierin worden binnen alle processen de mogelijke risico's met betrekking tot de biologische status van de producten in kaart gebracht en worden er beheersmaatregelen doorgevoerd om deze risico's te borgen.

De kern van de risico-analyse benoemt u:

De risico’s (gevaren) benoemen met biologische producten/processen

  • Niet traceerbaar;
  • Gecontamineerd bij aanvoer;
  • Gecontamineerd tijdens proces;
  • Verwisseling biologisch en gangbaar

Beheersing beschrijven van de gevaren

  • Benoem per processtap en of activiteit de gevaren;
  • Schat de kans in dat het voorkomt;
  • Stel beheersmaatregelen vast (bijvoorbeeld procedures en werkinstructies);
  • Valideer de beheersmaatregelen;
  • Correctieve en preventieve acties vaststellen na incidenten;
  • Verifieer de beheersing (check registraties, check correctieve en preventieve acties, bemonstering, analyseer klachten).
  • Beschrijf de opvolging: dit kan in de vorm van aanpassen van procedures, aanpassen van de risico-analyse, instructies aan filialen en personeel.

Procedure klachten

De klachtenregistratie wordt doorlopen. Zijn er nog klachten op hoofdkantoor waar actie op is ondernomen? In de procedure is opgenomen dat er een klachten-registratiesysteem is waarin alle klachten geregistreerd zijn.
De kern hierbij is dat er mogelijk twijfel is aan de biologische status van een product.
De klachten welke geregistreerd moeten zijn kunnen afkomstig zijn van, consumenten, leveranciers en 'interne' klachten. Binnen het registratiesysteem moeten klachten betreffende biologische producten separaat opvraagbaar zijn (filter op BIO).

Massabalans en bijbehorende administratie

Het hoofdkantoor dient minimaal 2 massabalansen voor te bereiden, waarbij de aan- en verkoopadministratie op hoofdkantoor tot aan distributie uit de DC’s naar de filialen inzichtelijk moet zijn. Gerelateerd hieraan zijn de procedures ingangscontrole en voorraadadministratie.

De massabalans moet een afspiegeling zijn van de activiteiten die het hoofdkantoor heeft gecertificeerd. De massabalans is integraal onderdeel van de Periodieke Inspectie op hoofdkantoor, zodat beoordeeld kan worden of het hoofdkantoor zowel procedures als werkwijzen in de ketenbenadering heeft geborgd. Gerelateerde procedures hieraan zijn het aankoopmanagement van het hoofdkantoor, indien van toepassing of filialen zelf aankopen en hoe dit is georganiseerd vanuit het hoofdkantoor. Wanneer het hoofdkantoor optreedt als importeur of eerst geadresseerde moet hiervan ook een massabalans van worden voorbereid, waarin alle stappen inzichtelijk zijn (de rol als importeur of de rol als eerst geadresseerde indien van toepassing).

Onderliggende administratie die deel kan uitmaken van de massabalans is o.a.:

  • DC: Van het afgelopen maanden een voorraadoverzicht van beginvoorraad DC (aankopen/leveringen) en uitslagen/leveringen naar filialen/ Eindvoorraad (inzichtelijk in het CMS-systeem). Denk hierbij aan voorraadleveringen naar de DC’s en uitleveringen naar de winkels.
  • Aan- en verkopen:
    • Kunnen aantonen bij welke leveranciers wordt ingekocht, centraal door het hoofdkantoor; Aankoopfacturen
    • Aan welke filialen/DC is er verkocht (verkoopfacturen)
    • De totale omzet en omzet in biologische producten die de keten heeft verhandeld.

In de massabalans kunt u de aan- en verkoop van het biologische assortiment gebruiken, waarbij u bovenstaande punten verwerkt.

Registratie van producten onder eigen handelsnaam

Productspecificaties en recepturen
De inspecteur beoordeeld recepturen, productspecificaties en etiketten van producten die in de filialen worden verkocht onder de eigen handelsnaam van de winkelketen. Komen de productspecificaties (indien onder eigen handelsnaam wordt gehandeld) overeen met de bij Skal bekende productspecificaties? Als er uit eerdere inspecties in de filialen blijkt dat er fouten in etiketten zijn vastgesteld en nog niet zijn verholpen, worden die besproken welke acties het hoofdkantoor hierop neemt.

Traceerbaarheid

Tijdens de inspectie laat u een aantal voorbeelden zien waaruit blijkt dat de financiële en fysieke traceerbaarheid van biologische producten is geborgd, die in winkels worden verkocht. Het is inzichtelijk hoe alle biologische producten op partijniveau vanaf aankoop en ontvangst tot en met de uitlevering aan de winkel traceerbaar zijn.

Procedure Aankoop

De procedure beschrijft hoe het hoofdkantoor de aankoop van producten en diensten organiseert. Onderdeel hiervan is o.a.:

  • Aankoop bij gecertificeerde leveranciers
  • Geldig certificaat toonbaar aanwezig (papier/PDF/op website Skal gedeeld)
  • Controle op de BIO-status bij de productnaam op aankoopfacturen

Wanneer filialen zelfstandig inkopen, of er is inkoop buiten filialen om maar door het hoofdkantoor geselecteerde leveranciers dan is deze wijze van aankoop ook geborgd en beschreven.

De inspecteur toetst op basis van een steekproef of er daadwerkelijk geldige bio-certificaten zijn en volgens de procedure wordt gewerkt.

Procedure aanduidingen/etikettering/winkelschap presentatie

In deze procedure staan gehanteerde aanduidingen/aanprijzingen in filialen centraal. Zijn de aanwezige promotie aanduidingen niet misleidend voor de consument? Voldoen gebruikte etiketten die winkels op producten plakken die ze zelf verpakken? Voldoen schapskaartjes, folders bij onverpakt AGF. Indien van toepassing worden Etiketten op voorverpakte producten die onder eigen handelsnaam (private label) verkocht worden beoordeeld. Bio-checker

Procedure scheiding

  • Scheiding van niet-voorverpakte producten in opslag in DC.
  • Scheiding van niet-voorverpakte producten in opslag van de winkel.
  • Voorkomen van verwisseling van gangbare en biologische producten tijdens verpakken, etiketteren en presentatie van onverpakte producten in de winkel.

De inspecteur kijkt hoe het hoofdkantoor de borging heeft georganiseerd van deze items.

Procedure Ontvangst management

In de procedure Ontvangst Management is de werkwijze en registratie van de ontvangstcontrole van biologische producten uitgewerkt.

Voor de ontvangstcontrole door distributiecentra en winkels gelden minimaal de standaardeisen op ingangscontrole en registratie daarvan (verificatie). Alleen wanneer winkels producten ontvangen uit het eigen distributiecentrum hoeven zij niet actief te controleren. Wel moeten de ontvangen leverdocumenten gearchiveerd worden en toonbaar zijn, en beschreven in welke systemen dit geborgd is.

Importeert of slaat het hoofdkantoor ook biologische producten op? De volgende aanvullende procedures zijn van toepassing:

Procedure import

In de procedure import beschrijft u hoe het hoofdkantoor het importeren van biologische producten borgt. Onderdelen van de procedure zijn o.a. aftekenen van COI’s in Traces NT, gebruik van juiste bescheidcode en het pas verhandelen van deze producten wanneer het COI volledig is afgetekend.

Meer informatie treft u aan op onze website onder: Procedure Import (skal.nl)

Aanvullende stappen in de Procedure Ontvangst Management als eerst geadresseerde

In de procedure is beschreven hoe het hoofdkantoor het proces van ontvangen van biologische goederen als eerst geadresseerde heeft geborgd. De volgende punten worden aanvullend opgenomen in de procedure ontvangst management:

  • Beschrijving werkwijze in Traces NT als eerst geadresseerde
  • Inzicht in de actuele voorraad in het warehouse managementsysteem (HK, DC)
  • De gegevens op het certificaat voor invoer en de partij moeten overeenkomen. Ook de verpakking/container dient gesloten te zijn, zodat verwisseling van de partij niet mogelijk is (geweest).
  • Het originele COI is eigendom van de importeur en tijdens inspecties altijd aanwezig. De eerst geadresseerde houdt in zijn administratie een registratie bij van alle ontvangen partijen, bijvoorbeeld door alle kopieën van de certificaten voor invoer te bewaren
Bezoekadres
Skal Biocontrole
Dr. Klinkertweg 28a
8025 BS Zwolle
Postadres
Skal Biocontrole
Postbus 384
8000 AJ Zwolle