Het doel van de jaarlijkse periodieke inspectie op hoofdkantoor is om de procedures die de biologische activiteiten van het hoofdkantoor borgen, te toetsen aan de praktijk.
De volgende procedures worden op de uitvoering beoordeeld:
De volgende aanvullende procedures zijn van toepassing:
Deze worden toegelicht onder aan de pagina.
In de bedrijfsomschrijving is het volgende opgenomen:
De inspecteur bespreekt:
Het hoofdkantoor van een winkelketen is verantwoordelijk voor het maken en bijhouden van een risico-analyse. Hierin worden binnen alle processen de mogelijke risico's met betrekking tot de biologische status van de producten in kaart gebracht en worden er beheersmaatregelen doorgevoerd om deze risico's te borgen.
De kern van de risico-analyse benoemt u:
De risico’s (gevaren) benoemen met biologische producten/processen
Beheersing beschrijven van de gevaren
De klachtenregistratie wordt doorlopen. Zijn er nog klachten op hoofdkantoor waar actie op is ondernomen? In de procedure is opgenomen dat er een klachten-registratiesysteem is waarin alle klachten geregistreerd zijn.
De kern hierbij is dat er mogelijk twijfel is aan de biologische status van een product.
De klachten welke geregistreerd moeten zijn kunnen afkomstig zijn van, consumenten, leveranciers en 'interne' klachten. Binnen het registratiesysteem moeten klachten betreffende biologische producten separaat opvraagbaar zijn (filter op BIO).
Het hoofdkantoor dient minimaal 2 massabalansen voor te bereiden, waarbij de aan- en verkoopadministratie op hoofdkantoor tot aan distributie uit de DC’s naar de filialen inzichtelijk moet zijn. Gerelateerd hieraan zijn de procedures ingangscontrole en voorraadadministratie.
De massabalans moet een afspiegeling zijn van de activiteiten die het hoofdkantoor heeft gecertificeerd. De massabalans is integraal onderdeel van de Periodieke Inspectie op hoofdkantoor, zodat beoordeeld kan worden of het hoofdkantoor zowel procedures als werkwijzen in de ketenbenadering heeft geborgd. Gerelateerde procedures hieraan zijn het aankoopmanagement van het hoofdkantoor, indien van toepassing of filialen zelf aankopen en hoe dit is georganiseerd vanuit het hoofdkantoor. Wanneer het hoofdkantoor optreedt als importeur of eerst geadresseerde moet hiervan ook een massabalans van worden voorbereid, waarin alle stappen inzichtelijk zijn (de rol als importeur of de rol als eerst geadresseerde indien van toepassing).
Onderliggende administratie die deel kan uitmaken van de massabalans is o.a.:
In de massabalans kunt u de aan- en verkoop van het biologische assortiment gebruiken, waarbij u bovenstaande punten verwerkt.
Productspecificaties en recepturen
De inspecteur beoordeeld recepturen, productspecificaties en etiketten van producten die in de filialen worden verkocht onder de eigen handelsnaam van de winkelketen. Komen de productspecificaties (indien onder eigen handelsnaam wordt gehandeld) overeen met de bij Skal bekende productspecificaties? Als er uit eerdere inspecties in de filialen blijkt dat er fouten in etiketten zijn vastgesteld en nog niet zijn verholpen, worden die besproken welke acties het hoofdkantoor hierop neemt.
Tijdens de inspectie laat u een aantal voorbeelden zien waaruit blijkt dat de financiële en fysieke traceerbaarheid van biologische producten is geborgd, die in winkels worden verkocht. Het is inzichtelijk hoe alle biologische producten op partijniveau vanaf aankoop en ontvangst tot en met de uitlevering aan de winkel traceerbaar zijn.
De procedure beschrijft hoe het hoofdkantoor de aankoop van producten en diensten organiseert. Onderdeel hiervan is o.a.:
Wanneer filialen zelfstandig inkopen, of er is inkoop buiten filialen om maar door het hoofdkantoor geselecteerde leveranciers dan is deze wijze van aankoop ook geborgd en beschreven.
De inspecteur toetst op basis van een steekproef of er daadwerkelijk geldige bio-certificaten zijn en volgens de procedure wordt gewerkt.
In deze procedure staan gehanteerde aanduidingen/aanprijzingen in filialen centraal. Zijn de aanwezige promotie aanduidingen niet misleidend voor de consument? Voldoen gebruikte etiketten die winkels op producten plakken die ze zelf verpakken? Voldoen schapskaartjes, folders bij onverpakt AGF. Indien van toepassing worden Etiketten op voorverpakte producten die onder eigen handelsnaam (private label) verkocht worden beoordeeld. Bio-checker
De inspecteur kijkt hoe het hoofdkantoor de borging heeft georganiseerd van deze items.
In de procedure Ontvangst Management is de werkwijze en registratie van de ontvangstcontrole van biologische producten uitgewerkt.
Voor de ontvangstcontrole door distributiecentra en winkels gelden minimaal de standaardeisen op ingangscontrole en registratie daarvan (verificatie). Alleen wanneer winkels producten ontvangen uit het eigen distributiecentrum hoeven zij niet actief te controleren. Wel moeten de ontvangen leverdocumenten gearchiveerd worden en toonbaar zijn, en beschreven in welke systemen dit geborgd is.
Importeert of slaat het hoofdkantoor ook biologische producten op? De volgende aanvullende procedures zijn van toepassing:
In de procedure import beschrijft u hoe het hoofdkantoor het importeren van biologische producten borgt. Onderdelen van de procedure zijn o.a. aftekenen van COI’s in Traces NT, gebruik van juiste bescheidcode en het pas verhandelen van deze producten wanneer het COI volledig is afgetekend.
Meer informatie treft u aan op onze website onder: Procedure Import (skal.nl)
In de procedure is beschreven hoe het hoofdkantoor het proces van ontvangen van biologische goederen als eerst geadresseerde heeft geborgd. De volgende punten worden aanvullend opgenomen in de procedure ontvangst management: