Skal houdt toezicht, maar wie houdt toezicht op Skal?

Met Monique Meijerman, Managementsysteem Adviseur, gaan we in gesprek over toezicht op Skal en de daaraan verbonden audits.
“Deze audits komen voort uit wet- en regelgeving die voor Skal van toepassing is. Naast deze audits is het relevant om te noemen dat binnen de organisatie interne audits worden uitgevoerd. Beide zeggen iets over Skal en de taak van Skal. Maar het is wel goed dat we het verschil duiden tussen interne en externe audits, vertelt Monique.” Onlangs heeft Skal nog een externe audit gehad.

Wat is jouw taak en hoe bereid je je voor op een controle?

“Ik ben adviseur managementsysteem. Samen met mijn collega Hester zijn wij het aanspreekpunt voor alle documenten (het managementsysteem). Ik ben ook het aanspreekpunt voor de interne en externe audits, en zorg ervoor dat interne processen goed vastgelegd en geborgd worden. Per jaar weet ik in grote lijnen wat er gaat komen aan audits, ik verzamel de stukken en zorg dat de documentatie actueel is. Voor de controle van de RvA (Raad voor Accreditatie) bijvoorbeeld, moet je vooraf allerlei documenten delen.”

Toezicht op Skal

De Nederlandse inrichting van het biologische controlesysteem is vrij uniek, door de combinatie van certificeren en toezichthouden. Ook onze positie als zbo en controle-autoriteit is uniek in het internationale speelveld. Skal is een uitvoeringsorganisatie met beleidstaken. In andere landen is de beleidstaak vaak bij de rijksoverheid belegd.

Vanuit de verschillende wet- en regelgeving wordt Skal extern getoetst. Op Europees niveau wordt er naar onze taken als competente autoriteit gekeken, op nationaal niveau gaat het over Skal als controle autoriteit. En voor onze accreditatie conform de ISO17065 norm, wordt vooral gekeken naar de conformiteitbeoordelende zaken.

Op het moment van het interview wordt de jaarlijkse audit door de RvA voorbereidt. De RvA is de nationale instantie die verantwoordelijk is voor het verlenen van accreditaties en beoordeelt of voldaan wordt aan de norm. Zo wordt kwaliteit gewaarborgd volgens vastgestelde normen en regels. De beoordeling door de RvA gebeurt op basis van de ISO 17065 norm. Eens per jaar is er een beoordeling, waar Skal op alle aspecten van de ISO-norm wordt getoetst. Je kunt dit vergelijken met een periodieke inspectie door Skal bij een bedrijf. Bij een periodieke inspectie worden alle onderdelen van de biologische verordening behandeld.

2024 was het jaar van de audits

Dan zijn er recent ook nog twee audits uitgevoerd in opdracht van het ministerie. “Het mooie is dat we vorig jaar alle audits zo ongeveer hebben gehad”, zegt Monique. “Dus 2024 geeft ons ook input om intern, én in afstemming met het ministerie, te kijken naar verbeteringen. Waar zit bijvoorbeeld overlap in de thema’s en aanbevelingen van de verschillende toezichthouders, en waar zitten verschillen. Er is duidelijk naar voren gekomen dat Skal haar basisprocessen op orde heeft en dat de aanbevelingen in lijn liggen met onze eigen plannen.”

De wettelijke evaluatie

Skal is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) en van hieruit geldt de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. De wettelijke evaluatie is een toetsing eens in de 5 jaar uitgevoerd door een externe toezichthouder in opdracht van het Ministerie op Skal vanuit deze kaderwet. Het eindrapport van de meest recente wettelijke evaluatie in het kader van de ZBO status van Skal is onlangs gepubliceerd.

ADR

Monique: "jaarlijks hebben we een audit vanuit onze opdrachtgever, het ministerie van LVVN, uitgevoerd door de Auditdienst Rijk. (ADR). De ADR richt zich op nationale compliance, het naleven van nationale wet- en regelgeving. Dit valt onder de taak van Skal als toezichthouder (controle autoriteit)."

Zijn er nog meer controles op Skal?

“Zeker, de accountantscontrole bijvoorbeeld, die wordt vooral door mijn collega’s van finance georganiseerd. En ook de accountant is een vorm van toezichthouder”, zegt Monique. ”En de sector zelf is ook een soort toezichthouder op Skal, we hebben immers verantwoording af te leggen aan de sector. En dat doen we o.a. door middel van het jaarverslag."

Hoe ziet zo’n audit eruit?

“Het zijn altijd onderzoeken waarin interviews gehouden worden en documentatie gedeeld wordt. Niet alleen met Skal medewerkers, maar ook met bestuursleden of bijvoorbeeld de voorzitter van de adviesraad. En afhankelijk van welke toezichthouder, wordt ook de sectororganisatie geïnterviewd. Om een totaal beeld te krijgen van Skal en haar taken gaat de toezichthouder ook met een inspecteur mee op inspectie."

"Elke toezichthouder heeft zijn eigen scope waarop Skal ge-audit wordt, wat samen het toezicht op Skal maakt. Het is best gestructureerd,” vertelt Monique.

Het toezicht op Skal is vergelijkbaar met het toezicht dat wij doen op de biologische sector.

Net als bij een inspectie door Skal bij een bedrijf, zit er een frequentie in, er is documentatie die je doorkijkt als inspecteur en daar stel je vragen over. “Er wordt gekeken of de ondernemer het bedrijf en de documenten op orde heeft en of er vertrouwen is. Er zullen misschien aanbevelingen zijn. In de basis is het op orde en hebben wij er vertrouwen in dat het bedrijf, de ondernemer, zich aan de regels houdt. Dat is het certificeringssysteem in Nederland.”

Monique: “als blijkt dat iets niet voldoet, wordt een afwijking geschreven, waarbij de ondernemer gelegenheid krijgt om het te herstellen. Nou, zo werkt het met extern toezicht op Skal ook. Want we zijn toezichthouder, maar we staan ook onder toezicht."

Eerder sprak je over de norm ISO 17065, wat houdt die norm precies in?

“Dat is de internationale norm voor conformiteitsbeoordeling. Skal Biocontrole is de organisatie die certificaten verstrekt aan bedrijven met biologische activiteiten. Voor het verstrekken van een certificaat wordt een toets uitgevoerd die in de norm 'conformiteitstoets' wordt genoemd, Deze toets onderzoekt of de bedrijven zich aan de wet- en regelgeving van de biologische verordening houden. Ons managementsysteem is gebaseerd op de elementen van de ISO-norm."

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid is een belangrijk onderdeel van de ISO-norm. Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Monique: “de organisatie heeft verschillende maatregelen getroffen om dit te waarborgen, zoals het gebruik van een handboek, risico-inventarisaties, en het ondertekenen van een onafhankelijkheidsverklaring door medewerkers bij indiensttreding. Daarnaast wordt de borging van autorisaties actief getoetst door de RvA."

Welk doel dienen de interne audits?

“Interne audits zijn een belangrijk onderdeel van de ISO 17065 norm en dienen als een intern instrument om de processen binnen de organisatie te toetsen. Het doel is om te controleren of de procedures, zoals beschreven op papier, overeenkomen met de uitvoering in de praktijk. Skal heeft een meerjarenplanning en een jaarplanning voor interne audits. Gemiddeld zijn er ongeveer 10 interne auditoren die de audits uitvoeren, waarbij alle teams, vooral het primair proces, betrokken worden. De bevindingen van interne audits worden gerapporteerd, waarvan de hoofdlijnen in het jaarverslag en de managementreview komen. Interne audits helpen bij het verbeteren van processen en zorgen ervoor dat de organisatie voldoet aan de norm en wetgeving.” “In ons geval,” zegt Monique “met sterke groei en uitbreiding van taken, zijn interne audits werkelijk heel nuttig. We kijken of de procesbeschrijvingen bij de uitvoering in de praktijk aansluiten. Als dit niet het geval is, worden er maatregelen genomen.”

Hoe helpt de accreditatie hierbij?

“Accreditatie betekent letterlijk: vertrouwen geven. Doordat je geaccrediteerd bent, is er een noodzaak en zeker ook de drive om te zorgen dat we de interne processen op orde hebben en houden. Accreditatie toont aan dat Skal competent is voor de taken die wij uitvoeren, de consument kan erop rekenen dat bio ook echt bio is.”

Hoe zorg je ervoor dat de aanbevelingen de organisatie ingaan?

“Samen met Hester houden wij een register bij van aanbevelingen van de interne en externe audits. We hebben afstemming met de procedure-eigenaren (managers) over de aanbevelingen die gedaan worden. Inhoudelijk is de manager met het team verantwoordelijk en wij monitoren dat. Vorig jaar hebben we aanbevelingen van verschillende toezichthouders ontvangen op dezelfde onderwerpen en deze aanbevelingen sluiten goed aan bij de interne wensen om verbeteringen door te voeren. Het is positief te noemen dat de basis van Skal op orde is en er vertrouwen is, zoals is bevestigd door de toezichthouders. Echter, dit betekent niet dat Skal niets meer hoeft te doen, stilzitten is geen optie,” zegt Monique.

Ik ben trots op Skal dat we hard werken en de basis op orde hebben.

Wat vind je zo leuk aan je functie?

“Ik vind structuur in processen brengen echt heel leuk” vertelt Monique. “En het mooie is ook om te zien dat je nooit klaar bent, er is altijd aanleiding voor verbetering. Wij hebben het voorrecht om te mogen werken met iedereen binnen de organisatie en het samen te doen. Daarnaast het contact met de interne auditoren en externe toezichthouders en het Ministerie in verschillende vormen maakt het afwisselend. Ik ben trots op Skal dat we hard werken en de basis op orde hebben."