Waar let je als inspecteur op bij een inspectie?

Ik ben Marieke van der Bas, inspecteur Verwerking, en vertel in deze blog over wat er nodig is om een inspectie goed voor te bereiden.'

Compliment

‘Vanochtend heb ik een bedrijf een compliment gegeven omdat ze de inspectie zo goed hadden voorbereid. Dat zag ik omdat ze onder meer bij hun procedures met versienummers werkten. Bij een aanpassing in hun proces is hun procedure gewijzigd. In hun administratie zag ik dat het versienummer verschilde ten opzichte van de vorige inspectie. Ook hadden ze de massabalans goed voorbereid. Deze mensen ‘ownen’ het proces, ik kan zien dat ze biologisch er niet zomaar even bij doen.’

‘Als een bedrijf echt wil gaan voor biologisch, is dat vaak meteen duidelijk. Zij zijn voorbereid op wat Skal wil zien bij een inspectie. Klopt het wat we zeggen en kunnen we dit aantonen? Zij begrijpen waarom ze moeten kunnen aantonen dat alles in de keten van een product biologisch is. Ze leggen niet alleen vast wanneer een product binnenkomt, maar voegen bijvoorbeeld ook een pakbon bij om dit aan te tonen. Aantoonbaarheid is het allerbelangrijkst. Bij procedures die bedrijven hanteren vraag ik een bedrijf om alles te laten zien waaruit blijkt dat ze werken volgens die procedures. Ik stel altijd de open vraag: waar blijkt dit uit? Laat maar zien!’

Massabalans

‘Een aantal zaken is regelmatig niet goed voorbereid. Voor nieuwkomers is de massabalans vaak een struikelblok. ‘Is dat niet hetzelfde als traceerbaarheid?’ hoor ik dan. Ik leg dan het verschil uit. Traceerbaarheid gaat over een levering of batch van een product, waarbij je moet aantonen waar het vandaan komt of in welk eindproduct het verwerkt is. Bij de massabalans gaat het om een productstroom in een bepaald tijdvak. Binnen dat tijdvak wil ik zien wat er met het product gebeurt. Wat is de voorraad op het beginpunt? Wat is er aangekocht? Wat is er gebruikt in productie of wat is verkocht? En wat is dan de eindvoorraad? Is er in die periode iets gebeurd met het product? En zo ja, wat dan? Dat wil ik onderbouwd zien. Als een bedrijf bijvoorbeeld wijn verhandelt en er zijn flessen kapot gevallen, dan verklaart dat een voorraadverschil. In een massabalans moet dat inzichtelijk zijn én onderbouwd.’

‘Je moet het voorbereiden van een inspectie niet onderschatten. De meeste bedrijven willen het graag goed doen. Dan is het jammer dat ze een inspectie niet goed voorbereiden. De inspectie stagneert dan en ik moet een afwijking schrijven. Voorkomen hiervan is natuurlijk beter.’

Informerende rol

‘Soms zijn bedrijven niet goed op de hoogte van wat ze precies moeten voorbereiden. Of hoe ze dingen precies moeten vastleggen. Als Skal-inspecteur adviseer ik niet, ik heb een informerende rol. Dus ik kan wel laten zien waar bijvoorbeeld informatie op onze website staat. En ik kan een bedrijf soms net een beetje verder helpen door ze te wijzen op wat ze doen. Het gaat om kleine dingen, maar zo brengen we elkaar verder.’

Printen

‘Zelf bereid ik elke inspectie natuurlijk ook goed voor. Ik lees oude rapporten terug. Check afwijkingen die eerder geschreven zijn en bekijk correspondentie. Dingen uitprinten mag ik niet meer van mezelf. Als ik nu bij een bedrijf kom en ze bieden me een kop koffie aan, dan zeg ik: Graag! Maar doe rustig aan, ik wil niks meer printen - om onze bomen te sparen -, dus geef me een paar minuten om alle bestanden die ik nodig heb op te zoeken. Dat hoort ook bij mijn voorbereiding!’