Waar let een inspecteur op bij import? Het COI staat centraal!

De importeur is meestal het bedrijf dat eigenaar is van de biologische producten die Nederland binnenkomen van buiten de EU. Veel importeurs werken met een ‘eerste ontvanger’, dit bedrijf is verantwoordelijk voor de eerste ontvangst en opslag van de geïmporteerde producten. Als opslagbedrijf moet je gecertificeerd worden als eerste ontvanger wil je producten mogen ontvangen en opslaan die van buiten de EU Nederland binnenkomen.

Alle biologische importen moeten in het douanesysteem TRACES worden aangegeven. De verantwoording dat alles klopt van het ingevoerde COI, ligt bij de importeur. Alles moet kloppen vóór het moment van inklaring en visering (aftekenen) van het COI door de douane. Het COI kan daarna niet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat per ongeluk de verkeerde eerste ontvanger is opgegeven. Mijn tip voor importeurs is dan ook om het controleren van een COI in TRACES heel serieus te nemen. Foutjes worden makkelijk gemaakt, maar kunnen niet hersteld worden, met alle gevolgen van dien.

Na inklaring gaat de zending naar de eerste ontvanger. Deze controleert de ontvangst fysiek en registreert deze controle. Het zegelnummer van de container staat bijvoorbeeld op het COI en moet overeenkomen met het zegel en containernummer op de container bij ontvangst. De ontvanger tekent in TRACES af als de controle bij ontvangst akkoord is. Het biologische product mag pas worden verwerkt en gedistribueerd nadat zowel douane als eerste ontvanger het COI hebben afgetekend. Het tijdig aftekenen van COI’s is een aandachtspunt voor eerste ontvangers, hierop constateer ik regelmatig afwijkingen.

Tijdens mijn inspecties beoordeel ik twee massabalansen. Hiermee toont een bedrijf aan dat er niet meer biologisch product het bedrijf uitgaat dan erin komt. Importeurs en eerste ontvanger moeten beiden twee massabalansen voorbereiden voor onze inspecties. Bij de eerste ontvanger gaat het om de controle van de fysieke ontvangsten van twee verschillende biologische producten over een bepaalde periode, de bijbehorende aanvoerdocumenten waaronder ook de bijbehorende COI’ s en vervolgens de afvoerdocumenten naar de afnemers. De hoeveelheden moeten kloppen. Bij een importeur kijk ik juist naar de financiële stroom, omdat de importeur in de meeste gevallen de eigenaar is van het product. Dus daar kijk ik naar aankoop- en verkoopfacturen. Bij een goede voorbereiding van de inspectie, kan de controle van de massabalansen vlot verlopen. Wij doen ook een aanvullende steekproef, dus het is van belang dat alle documentatie makkelijk teruggevonden en getoond kan worden.

Import is complex, onderschat het niet

De import van biologische producten is echt complex. Het is foutgevoelig en elke fout kan ertoe leiden dat een partij de biologische status verliest. Bijvoorbeeld als de inklaringsagent bij de aangifte de bescheidcode C644 vergeet in te voeren in het daarvoor bestemde vak. Dan weet de douane niet dat de partij als biologisch wordt ingevoerd en verliest het de biologische status. Wat ik importeurs op het hart wil drukken is dat zij verantwoordelijk en aansprakelijk zijn voor het juist aangeven van de geïmporteerde goederen, dus: wees alert bij elke stap en ga aandachtig om met elk invoerveld van het COI!