COI-CHED, wat is het en wat is de taak van Skal hierin?

Sylvana benadrukt het correct invullen van vak 20 en voegt hieraan toe dat alle bij te voegen documenten correct moeten worden ingevuld en op tijd beschikbaar worden gesteld om het proces efficiënt te laten verlopen. Dit is niet alleen belangrijk voor Skal, maar vooral voor de importeur, opdat de zending zo snel kan worden afgehandeld. Henk: "Als uit de documentcontrole blijkt dat de documenten niet in orde zijn en deze niet hersteld worden, dan kunnen wij het COI niet viseren.”

Derde landen

De importregels hebben betrekking op zendingen vanuit derde landen. “Derde landen maken geen deel uit van de Europese Unie, legt Henk uit, “dat kan een land uit Zuid-Amerika of uit Afrika, maar ook een land uit Europa zijn wat geen lid is van de Europese Unie, bijvoorbeeld Oekraïne of sinds enige tijd het Verenigde Koninkrijk. Dat zijn dus de derde landen. Zwitserland en Noorwegen zijn geen EU-landen, maar daar zijn speciale afspraken mee gemaakt.”

Service aan de importeur

“Wij bekijken alle documenten en vergelijken deze met wat ingevuld staat in de vakken van het COI. Komt dat met elkaar overeen? Is alles juist ingevuld? Alles wat in die documenten staat, moet kloppen met wat op het certificaat staat,” vertelt Sylvana. “Wanneer iets niet helemaal klopt en het kan nog gecorrigeerd worden, verlenen wij nog service aan de importeur: we nemen contact op en vragen om het een en ander te corrigeren, zodat wij de zaak in behandeling kunnen nemen. Dit was eerst een taak van de douane, die nu stapsgewijs overgenomen wordt door Skal."

“In de praktijk gaat het als volgt,” vertelt Henk, “het COI moet ingevuld zijn en worden geüpload in TRACES, vervolgens kan het schip uit de haven vertrekken uit het derde land. Na verloop van tijd komt het schip aan in Nederland. Wij krijgen een vooraanmelding van de NVWA, met daarbij de verwachte aankomsttijd van de zending en ook wat de verwachte inspectietijd is van de zending door de NVWA of de KCB.” “Hierop acteren wij,” zegt Henk, "wij voeren de documentcontrole uit en wij viseren het COI. Wij spreken hier dan over samenloopzendingen. Samenloopzendingen zijn zendingen waarbij zowel de biologische status (COI), alsook de gezondheidsstatus beoordeeld moet worden door de NVWA (CHED). CHED kan te maken hebben met fytosanitair onderzoek (plantproducten). Bij een aantal plantproducten hoort ook een fytosanitair certificaat aanwezig te zijn, maar het kunnen ook gewoon plantproducten zijn waar geen fytosanitair certificaat bij zit. Daarnaast kunnen het veterinaire producten zijn én het kunnen levensmiddelen zijn. Ook kunnen het nog dieren zijn, maar dat zijn we in de praktijk nog niet tegengekomen.”

Afstemming met de sector

De ambitie is om een goed werkend controlesysteem te ontwikkelen dat is afgestemd met de importsector. “Door bijvoorbeeld een sectoroverleg vindt er afstemming plaats, dat ik afgelopen vrijdag nog heb gehad,” zegt Sylvana, “daarin zitten een aantal vertegenwoordigers van de importsector, die dit ook weer kunnen uitdragen naar hun achterban. Ook documenteren we alle vragen die we binnenkrijgen via onze helpdesk. De antwoorden hierop worden gedeeld met de sector via de nieuwsbrieven.” Henk: “Het is van belang dat er goed wordt gecommuniceerd om draagvlak te ontwikkelen in de sector om het systeem goed in te kunnen regelen.”

Onlangs is een informatieve brief uitgegaan naar importeurs. “We merken dat er zorgen zijn over de consequenties, als Skal gaat viseren. Ook omdat Skal eerder in het proces is met viseren dan de douane,” vertelt Sylvana. Henk: “We willen de sector uitvragen. Waar lopen importeurs tegenaan, waar denken zij tegenaan te gaan lopen en waar zien zij leeuwen en beren op de weg. Dit gaan we doen via een zogenaamd werkbaarheidsonderzoek. De antwoorden worden verzameld, geformuleerd en in een bijeenkomst gedeeld en toegelicht. Half december willen we dit afgerond hebben. Via ons klantenpanel Biobetrokken gaan we in een later stadium nog een onderzoek doen naar de communicatie rondom dit hele proces.”

Stapsgewijs

Voor Skal betekent het dat er geïnvesteerd wordt in een nieuwe afdeling, of eigenlijk een flinke uitbreiding. Dit gaat stapsgewijs. Henk: “In september van dit jaar zijn de eerste mensen aangenomen die deze taak uitvoeren, zij zijn opgeleid door de douane. We zijn nu bezig om meer personeel te werven, zij worden intern opgeleid. De overgang van de douane-taken naar Skal vindt dus stapsgewijs plaats.”

Wat is de aanleiding voor de wijzigingen?

“Ik ga even terug naar een audit die we in 2019 hebben gehad,” vertelt Henk over de herinrichting, “waar het Nederlandse controlestelsel door de Europese Commissie onder de loep is genomen. Er is geconstateerd dat in Nederland het controlestelsel niet ingericht was, zoals de verordening voorschrijft. Voor Skal gaat het o.a. om de Gedelegeerde Verordeningen (EU) 2021/2305, 2021/2306 en 2021/2307 en de uitwerkingen ervan vanuit de bio-verordening 2018/848 die in 2022 is ingegaan. Om de importcontroles voor biologische zendingen in lijn te brengen met de wet- en regelgeving, was de eerste stap het maken van de COI (Certificate of Inspection ) - CHED (Common Health Entry Document) koppeling. Vervolgens kon gestart worden met het aanhouden van de juiste volgorde: eerst de documentcontrole en het viseren van het COI, daarna de uitgifte van het gemeenschappelijk gezondheidscertificaat CHED en tot slot de vrijgave door de douane in het vrije verkeer. Tot nu toe was de volgorde: eerst CHED en dan gecombineerd COI en vrijgave door de douane.”

Bijdrage leveren

Wat maakt nou voor deze mensen die nieuw worden aangetrokken het werk zo interessant? “Ten eerste natuurlijk om bij Skal te werken, wie wil dat nu niet,” lacht Henk. Sylvana vertelt wat er zo leuk is aan deze job als teamleider: “Om samen met het team een nieuwe afdeling op te bouwen en te ontwikkelen en dat we verantwoordelijk zijn voor het nauwkeurig controleren van documenten. Hiermee zijn we van betekenis voor de biologische sector. Er komen veel vragen binnen van importeurs. Onze taak is hen goed te informeren, zodat het proces zo optimaal en efficiënt mogelijk verloopt. Hiermee draagt het team bij aan een snelle doorlooptijd voor importzendingen, want COI's en documenten worden hiermee eerder correct ingevuld. We halen dan ook heel veel voldoening en plezier uit ons werk!”