Een goede voorbereiding zorgt voor een soepel verloop van de periodieke inspectie. Op deze pagina leest u wat u kunt verwachten en welke documenten u klaarlegt. Zo voorkomt u vertraging of het afbreken van de inspectie.
Verwerkt of vervaardigt u biologische producten? Dan legt u onderstaande documenten klaar voor de inspecteur.
Zorg dat de documenten actueel en volledig zijn.
Plattegrond van uw bedrijf
Procedure ingangscontrole
Procedure scheiding tussen biologisch en niet-biologisch
Massabalans (voorbereid en beschikbaar tijdens de inspectie)
Klachtenregistratie
Biologische certificaten van uw leveranciers en/of opdrachtgevers
Biologische omzetgegevens
Opnemen in het kwaliteitsplan dat u bij twijfel aan de biologische status van een product onderzoek doet. Hiervoor kunt u de stappen in de meldrichtlijn volgen.
Met deze documenten kan de inspecteur uw bedrijfsproces goed beoordelen.
Heeft u vragen over de voorbereiding van uw inspectie? Dan kunt u op werkdagen contact opnemen met Skal.
De voertaal tijdens de inspectie is Nederlands.
De inspecteur start met enkele algemene vragen over uw bedrijf en uw bedrijfsactiviteiten.
Daarna beoordeelt de inspecteur uw administratieonderdelen. Denk aan:
traceerbaarheid van producten
scheiding tussen biologisch en niet-biologisch
leverdocumenten en registraties
Op basis van uw bedrijfsactiviteiten volgt een rondgang door uw bedrijf.
Tijdens de inspectie kan de inspecteur steekproeven nemen in uw administratie. Bijvoorbeeld op specifieke leverdocumenten of registraties.
De inspecteur stelt tijdens het bezoek het inspectierapport op. Aan het einde van de inspectie bespreekt de inspecteur dit rapport met u. U ondertekent het inspectierapport. Met uw handtekening bevestigt u dat u het rapport heeft ontvangen. U tekent voor ontvangst, niet voor akkoord met de bevindingen.
Na een inspectie vraagt de Skal-inspecteur u om het inspectierapport te ondertekenen. Met uw handtekening bevestigt u alleen dat u het inspectierapport heeft ontvangen. Dit betekent niet dat u akkoord gaat met de bevindingen van de inspecteur of de uiteindelijke beoordeling van eventuele afwijkingen.
In artikel 38, lid 6, van Verordening (EU) 2018/848 staat dat u de ontvangst van de schriftelijke gegevens van een officiële controle bevestigt met uw handtekening.
Het is belangrijk dat uw administratie volledig, actueel en goed te controleren is.
Als uw administratie onvoldoende inzichtelijk is en/of de contactpersoon of volwaardige vervanger niet aanwezig is bij de inspectie, dan wordt de inspectie afgebroken. In dat geval:
worden kosten in rekening gebracht
wordt een nieuwe inspectie ingepland
zijn de kosten van deze nieuwe inspectie voor uw rekening
Met een goede voorbereiding zorgt u ervoor dat de inspectie soepel verloopt en u geen extra kosten hoeft te maken.