Voorbereiden inspectie winkel, marktkraam of speciaalzaak

In de bedrijfsbeschrijving geeft meer informatie over uw winkel en beschrijft u welke biologische bedrijfsactiviteiten u met uw winkel uitvoert.

• Een overzicht van uw winkel. Hierin staan ook uw KVK-gegevens.

• Welke biologische bedrijfsactiviteiten u uitvoert, zoals onverpakte biologische producten verkopen, biologische producten bewerken, biologische producten (voor)verpakken en op verpakkingen een nieuw etiket met uw eigen merknaam plakken;

• Een overzicht van uw biologisch assortiment, eventueel onderverdeeld in productgroepen.

• De bedrijfsbeschrijving laat zien hoe u werkt en hoe u de biologische status garandeert van de producten die u verkoopt.

U stelt een risicobeheersplan op en houdt dit plan actueel. In dit risicobeheersplan beschrijft u:

• De risico’s die zich kunnen voordoen waarbij de biologische status van producten mogelijk wordt aangetast, bijvoorbeeld bij het bereiden, etiketteren of bij het in de schappen leggen van biologische producten.

• Per risico welke voorzorgs- en beheersmaatregelen u neemt om de kans dat risico’s optreden te verkleinen.

• Hoe u deze maatregelen uitvoert, registreert en evalueert.

• Wilt u hier meer over weten? Dit voorbeeld van een risicobeheersplan helpt u veder.

Bij de controle bekijkt de inspecteur uw bedrijfsadministratie die hoort bij de in- en verkoop van de biologische producten in uw assortiment. Een inspecteur bekijkt:

• Uw voorraad biologische producten.

• De partijen die u heeft ontvangen en de bio-certificaten van leveranciers (deze staan in TRACES).

• Jaarlijkse omzet van biologische producten.

Op basis van uw administratie kan de inspecteur u vragen een  handelsbalans of meerdere handelsbalansen op te stellen. Voor elke handelsbalans kiest u een ander biologisch risicoproduct, dat uit verschillende partijen of batches komt. In een handelsbalans staat per biologisch product over een korte periode (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) aangegeven: 

• Wat de beginbeginvoorraad van het product was.

• Wat de eindvoorraad is.

• Wat alle ontvangsten zijn. Dit kunt u onderbouwen met leveringsdocumenten. De bewaartermijn van deze documenten is de maand waarin de inspectie plaatsvindt en de maand die hieraan voorafgaat.

• Wat de afvoer is.

Bij een handelsbalans gaat het erom dat u kunt aantonen dat de verkopen en de ontvangsten en aankopen in balans zijn met elkaar. Als er verschillen zijn, dan is het belangrijk dat u kunt uitleggen waarom die er zijn.

Alle biologische producten moeten in uw winkel op partijniveau te volgen zijn vanaf de ontvangst van de biologische producten tot en met de verkoop ervan.

In de administratie moet u altijd terug kunnen vinden waar een biologisch product vandaan komt en bij welke partij het product hoort. Om dit te controleren, herleidt de inspecteur een product uit de winkel naar de ontvangst en naar de voorraad, als deze er is. U kunt dit onderbouwen met de leverbon en de aankoopfactuur die erbij hoort.

U beschrijft welke stappen u neemt als u twijfelt aan de biologische status van een product, bijvoorbeeld bij afwijkende laboratoriumresultaten of bij twijfels over de informatie van een leverancier. In deze procedure staat hoe u – en uw medewerkers - een incident melden, hoe de situatie beoordeeld wordt en wanneer Skal over een incident geïnformeerd moet worden. U gebruikt Mijn Skal om contact op te nemen met Skal.

U legt vast hoe klachten worden geregistreerd en beoordeeld. Het registratiesysteem moet duidelijk laten zien welke klachten over biologische producten gaan.

U legt vast wat u doet bij de ingangscontrole op een partij biologische producten en u kunt aantonen dat u de ingangscontrole altijd uitvoert. De leverdocumenten bewaart u, zodat een inspecteur deze kan beoordelen.

U beschrijft hoe u biologische en niet-biologische producten in uw winkel gescheiden houdt. U beschrijft ook hoe u hiervoor zorgt bij het bewerken van producten zonder verpakking. De scheidingsprocedure zijn belangrijk. Zo voorkomt u vermenging en verwisseling van biologische en niet-biologische producten.