Het hoofdkantoor van een winkelketen: verantwoordelijkheden

Skal bevestigt de aanmelding van het hoofdkantoor, de distributiecentra en de winkels. Keurt Skal de aanmelding goed? Dan maakt Skal met het hoofdkantoor een afspraak voor het toelatingsonderzoek. 

Het hoofdkantoor is verantwoordelijk. Of de winkelketen, dus het hoofdkantoor, de distributiecentra en eventueel de winkels, een bio-certificaat krijgt, bepaalt de inspecteur van Skal tijdens het toelatingsonderzoek op het hoofdkantoor. Het hoofdkantoor borgt de kwaliteit van de biologische bedrijfsprocessen met het kwaliteitsmanagementsysteem.

Hierin staan de procedures die de inspecteur controleert om vast te stellen of de biologische bedrijfsactiviteiten in de winkelketen volgens de Europese biologische regels uitgevoerd worden. Een risicobeheersplan, bedrijfsomschrijving, traceerbaarheidsoverzicht en een algemeen overzicht van de bedrijfsadministratie horen hier onder meer bij.

Het is belangrijk dat u het toelatingsonderzoek goed voorbereidt en zorgt dat alle procedures zijn opgesteld. Bij 'voorbereiden op het toelatingsonderzoek op het hoofdkantoor' leest u meer over deze voorbereiding.

De inspecteur komt bij u op het hoofdkantoor om te controleren of in de winkelketen alle biologische bedrijfsactiviteiten volgens de regels worden uitgevoerd. Het onderzoek is toegespitst op uw type winkelketen en de biologische bedrijfsactiviteiten die het hoofdkantoor, de winkels en de distributiecentra uitvoeren. De procedures en documenten die verplicht zijn en die uw heeft voorbereid, vormen de kern van het toelatingsonderzoek.

Uitbreiden scope biologische bedrijfsactiviteiten   

Is de winkelketen al gecertificeerd en wilt u de scope van uw biologische bedrijfsactiviteiten uitbreiden? Dan is het toelatingsonderzoek minder uitgebreid. Dit heet een ‘uitbreiding van de scope’. De inspecteur controleert dan tijdens het toelatingsonderzoek of elke organisatie in winkelketen de nieuwe bedrijfsactiviteiten uitvoert volgens de Europese biologische wet- en regelgeving. Ook bij een uitbreiding van de scope vindt het toelatingsonderzoek plaats op het hoofdkantoor.  

Is het toelatingsonderzoek succesvol afgerond? Dan krijgt de winkelketen een bio-certificaat voor de bedrijfsactiviteiten van de winkelketen.

Alle winkels en de distributiecentra worden bijgeschreven op het bio-certificaat van het hoofdkantoor en krijgen een eigen bio-certificaat voor de biologische activiteiten die in hun bedrijven uitgevoerd worden. De distributiecentra krijgen een inspectie in het jaar dat het hoofkantoor een bio-certificaat heeft gekregen. Skal voert hierna jaarlijks een inspectie op het hoofdkantoor uit.

Zo bereidt u zich voor op een inspectie in een distributiecentrum of in een winkel in de keten. De winkels in de keten inspecteert Skal minimaal een keer per drie jaar.

In de bedrijfsbeschrijving staan alle locaties en organisaties van de winkelketen. U legt vast welke taken het hoofdkantoor heeft, welke activiteiten uitgevoerd worden in de distributiecentra en welke werkzaamheden de winkels uitvoeren. Ook maakt u een overzicht van alle locaties, inclusief contactgegevens en KVK‑informatie. Zo laat u zien hoe de keten werkt en welke verantwoordelijkheden de verschillende organisaties in de keten hebben.

Het hoofdkantoor is verantwoordelijk voor het maken en bijhouden van het risicobeheersplan voor de biologische bedrijfsactiviteiten. In dit plan staan alle risico’s die kunnen ontstaan bij het uitvoeren van alle biologische bedrijfsactiviteiten. Voor elk mogelijk risico beschrijft u hoe u dit risico voorkomt of beheerst.

Wilt u hier meer over weten? Deze informatie over een risicobeheersplan helpt u verder. Het risicobeheersplan moet altijd toegespitst zijn op uw winkelketen. 

U richt uw administratie zo in dat de volledige biologische productstroom inzichtelijk is. Daarin houdt het hoofdkantoor bij:

• Welke hoeveelheden biologische producten zijn ingekocht.

• Welke producten naar distributiecentra zijn verzonden.

• Wat de jaarlijkse omzet uit de verkoop van biologische producten is.

In de administratie van de distributiecentra staat:

• Welke biologische producten zijn ontvangen.

• Wat is uitgeleverd en wat is opgeslagen.

De leverdocumenten onderbouwen de productiestroom. Skal beoordeelt de productiestroom in de distributiecentra.

U heeft deze gegevens onder meer nodig om een massabalans op te kunnen stellen. Skal vraagt u om voor twee producten vooraf een massabalans op te stellen.

Alle biologische producten moeten binnen de handelsketen op partijniveau te volgen zijn. U zorgt dat een biologisch product van de leverancier tot aan de winkel volledig herleidbaar (traceerbaar) is. Met onder meer de voorraadgegevens en de leverdocumenten kunt dit inzichtelijk maken. In de administratie van de winkels moet vooral bij altijd duidelijk zijn waar het product vandaan komt. Risicoproducten zijn:

• Onverpakte producten

• Producten die in de winkel (voor)verpakt worden en een nieuw etiket krijgen

Het kwaliteitsmanagementsysteem borgt dat alle bedrijven in de keten, dus het hoofdkantoor, de winkels en de distributiecentra, werken volgens de Europese biologische wet- en regelgeving en dat de producten betrouwbaar biologisch blijven. Hier horen incidenten en blokkades, een procedure voor de ingangscontrole, een klachtenregistratie en een procedure voor het scheiden van biologische en niet-biologische producten bij.

U beschrijft welke stappen u neemt als u twijfelt aan de biologische status van een product, bijvoorbeeld bij afwijkende laboratoriumresultaten of bij twijfels over de informatie die u krijgt van een leverancier. In deze procedure staat hoe u – en uw medewerkers - een incident melden, hoe de situatie beoordeeld wordt en wanneer Skal over een incident geïnformeerd moet worden. U gebruikt Mijn Skal om contact op te nemen met Skal.

U legt vast hoe klachten worden geregistreerd en beoordeeld. Het systeem moet duidelijk laten zien welke klachten over biologische producten gaan.

In deze procedure legt u vast wat winkels en distributiecentra moeten doen bij de ingangscontrole op een partij biologische producten.

Als het eigen distributiecentrum van de winkelketen de biologische producten uitlevert aan de winkels, dan is een uitgebreide ingangscontrole niet nodig . De leverdocumenten moet u wel bewaren, zodat een inspecteur deze kan beoordelen.

Tot slot beschrijft u hoe u biologische en niet‑biologische producten in uw winkelketen gescheiden houdt. U legt vast hoe dit gebeurt in distributiecentra en in de winkels in de keten. U beschrijft ook hoe u dit doet in het geval de winkels biologische producten zonder verpakking verkopen of verwerken. De procedure is belangrijk om vermenging en verwisseling van biologische en niet-biologische producten te voorkomen.