Voorbereiden inspectie winkel, marktkraam of speciaalzaak
Op deze pagina leest u hoe u het toelatingsonderzoek en de periodieke inspecties van Skal Biocontrole voorbereidt als u een zelfstandige winkel, speciaalzaak of marktkraam met biologische producten in het assortiment.
U heeft uw winkel, marktkraam (mobiel verkooppunt) of speciaalzaak aangemeld bij Skal en uw aanmelding is goedgekeurd. Skal voert dan een toelatingsonderzoek uit. Bij een toelatingsonderzoek toetst een inspecteur of u in uw winkel alle biologische bedrijfsactiviteiten volgens de Europese regelgeving uitvoert. Op deze pagina leest u welke documenten u voorbereidt, hoe u uw administratie inricht en wat een inspecteur van Skal beoordeelt tijdens het toelatingsonderzoek. U leest ook meer over de jaarlijkse inspectie die plaatsvindt als u voor uw winkel een bio-certificaat heeft.
Gebruik winkel voor alle zelfstandige verkooppunten
Skal gebruikt in de informatie op deze pagina 'winkel' voor alle zelfstandige verkooppunten waar biologische producten aan consumenten verkocht worden. Dus voor:
Zelfstandige winkels met een vaste winkelruimte.
Marktkramen en andere mobiele verkooppunten.
Speciaalzaken.
Als een bepaalde regel of een specifiek voorschrift geldt voor een alleen een type verkooppunt, dan staat dit aangegeven.
Voorbereiden inspecties: toelatingsonderzoek en periodieke inspectie
U past uw bedrijfsprocessen aan, zodat u werkt volgens de Europese biologische wet- en regelgeving. U legt vast welke biologische bedrijfsactiviteiten u in de winkel uitvoert. Dit doet u vóór het toelatingsonderzoek. Het belangrijkste is dat een inspecteur van Skal kan controleren of uw biologische bedrijfsprocessen voldoen aan de Europese regels. Op papier en in de praktijk. Hieronder geven wij aan wat een inspecteur nodig heeft om dat te controleren. Zo kunt u zich goed voorbereiden op het toelatingsonderzoek. En op de periodieke inspecties die u jaarlijks krijgt als u na het toelatingsonderzoek een bio-certificaat heeft gekregen.
Onderdelen toelatingsonderzoek en periodieke inspecties
Elk jaar een periodieke inspectie
De inspecteur stelt bij een periodieke inspectie eerst een aantal vragen over uw biologische bedrijfsactiviteiten. Daarna bekijkt de inspecteur uw verkoopgegevens en kiest een of twee biologische producten uit. Deze producten herleidt de inspecteur dan terug tot het moment waarop u de producten in ontvangst genomen heeft en de (ingangs)controles heeft uitgevoerd. De inspecteur beoordeelt ook de handelsbalans of handelsbalansen die u vooraf heeft opgesteld.
Wat is een handelsbalans?
Op basis van uw administratie kan de inspecteur u vragen een handelsbalans of meerdere handelsbalansen op te stellen. Voor elke handelsbalans kiest u een ander biologisch risicoproduct, dat uit verschillende partijen of batches komt. In een handelsbalans staat per biologisch product over een korte periode (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) aangegeven:
Wat de beginbeginvoorraad van het product was.
Wat de eindvoorraad is.
Wat alle ontvangsten zijn. Dit kunt u onderbouwen met leveringsdocumenten. De bewaartermijn van deze documenten is de maand waarin de inspectie plaatsvindt en de maand die hieraan voorafgaat.
Wat de afvoer is.
Bij een handelsbalans gaat het erom dat u kunt aantonen dat de verkopen en de ontvangsten en aankopen in balans zijn met elkaar. Als er verschillen zijn, dan is het belangrijk dat u kunt uitleggen waarom die er zijn.
Inspectierapport: wat gebeurt er bij een afwijking?
Aan het einde van de inspectie stelt de inspecteur het inspectierapport op. Hierin liggen de bevindingen vast. Zijn er afwijkingen vastgesteld? Dan staat dit ook in het rapport. Hier leest u meer over de soorten afwijkingen die een inspecteur kan vaststellen en wat een afwijking voor u betekent.
Veelgestelde vragen
Meer weten over de regels voor verkooppunten? Leest u dan de antwoorden op de veelgestelde vragen over verkooppunten.