Is uw opslagbedrijf biologisch gecertificeerd? Dan krijgt u periodiek een Skal-inspectie. Met een goede voorbereiding verloopt deze inspectie efficiënt en duidelijk. Op deze pagina leest u hoe de inspectie verloopt en welke documenten u klaarlegt.
Tijdens de periodieke inspectie beoordeelt Skal Biocontrole of uw bedrijfsactiviteiten voldoen aan de Europese biologische wetgeving, waaronder Verordening (EU) 2018/848.
De voertaal van de inspectie is Nederlands.
De inspectie verloopt meestal in deze stappen:
De inspecteur stelt eerst algemene vragen over uw bedrijf en uw bedrijfsactiviteiten.
Daarna beoordeelt de inspecteur verschillende administratieonderdelen, zoals:
traceerbaarheid
scheiding tussen biologisch en niet-biologisch
leverdocumenten
Op basis van uw bedrijfsactiviteiten volgt een rondgang door uw bedrijf.
De inspecteur kan steekproeven nemen van administratieonderdelen.
Tijdens het bezoek stelt de inspecteur het inspectierapport op en bespreekt dit met u aan het einde van de inspectie.
U ondertekent het inspectierapport. Met uw handtekening bevestigt u dat u het rapport heeft ontvangen. U tekent voor ontvangst, niet voor akkoord met de bevindingen.
Een goede voorbereiding helpt om de inspectie soepel te laten verlopen.
Als biologisch gecertificeerd opslagbedrijf zorgt u dat onderstaande documenten actueel en inzichtelijk zijn. De inspecteur vraagt u deze documenten te tonen.
U legt in ieder geval klaar:
Massabalans (voorbereid en beschikbaar tijdens de inspectie)
Plattegrond van de locatie
Procedure ingangscontrole
Werkwijze traceerbaarheid
Procedure scheiding tussen biologisch en niet-biologisch
Leverdocumenten
Bio-certificaten van leveranciers en/of opdrachtgevers
Biologische omzetgegevens
Opnemen in het kwaliteitsplan dat u bij twijfel aan de biologische status van een product onderzoek doet. Hiervoor kunt u de stappen in de meldrichtlijn volgen.
Treedt u op als eerste ontvanger van producten uit een derde land? Dan zorgt u daarnaast voor:
Een overzicht van alle ontvangsten van buiten de Europese Unie
Een kopie van de door u afgetekende Certificaten voor inspectie, de COI’s
Als uw administratie overzichtelijk is en duidelijk aansluit bij uw bedrijfsactiviteiten, verloopt de inspectie efficiënter.
Het is belangrijk dat uw administratie volledig, actueel en goed te controleren is.
Als uw administratie onvoldoende inzichtelijk is en/of de contactpersoon of volwaardige vervanger niet aanwezig is bij de inspectie, dan wordt de inspectie afgebroken. In dat geval:
worden kosten in rekening gebracht
wordt een nieuwe inspectie ingepland
zijn de kosten van deze nieuwe inspectie voor uw rekening
Met een goede voorbereiding zorgt u ervoor dat de inspectie soepel verloopt en u geen extra kosten hoeft te maken.
Na een inspectie vraagt de Skal-inspecteur u om het inspectierapport te ondertekenen. Met uw handtekening bevestigt u alleen dat u het inspectierapport heeft ontvangen. Dit betekent niet dat u akkoord gaat met de bevindingen van de inspecteur of de uiteindelijke beoordeling van eventuele afwijkingen.
In artikel 38, lid 6, van Verordening (EU) 2018/848 staat dat u de ontvangst van de schriftelijke gegevens van een officiële controle bevestigt met uw handtekening.