Ingangscontrole bij eerste ontvangst zending
Voert u een biologische zending in van buiten de EU? Dan controleert u bij ontvangst van de zending de producten en de bijbehorende documenten. U beschrijft deze ingangscontrole in uw administratie.
Als eerste ontvanger, of als importeur die de zending zelf ontvangt, controleert u alle verplichte aanduidingen op de producten en op de leverdocumenten. Deze controle noemen we de ingangscontrole. Bij deze ingangscontrole controleert u in elk geval de onderstaande punten. De resultaten legt u vast in de bedrijfsadministratie.
Datum van ontvangst.
Naam en adresgegevens van de leverancier.
Hoe staat aangegeven dat de producten biologisch zijn.
De code, het nummer en de naam van het controleorgaan.
Traceerbare codes. Dit is bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum.
De hoeveelheden van het product of de producten die ontvangen zijn.
De verpakking: is deze er en zo ja, is deze onbeschadigd?
Klopt de inhoud van de zending met de informatie die op het leverdocument staat? Bij een zending is een leverdocument niet altijd verplicht. Verplaatst u een zending tussen twee locaties die zijn geregistreerd onder hetzelfde KVK-nummer? Dan is een leverdocument niet nodig. Skal ziet dit als een in interne verplaatsing.
Hoe registreert u de ingangscontrole?
U legt de ingangscontrole vast in uw bedrijfsadministratie. U kunt dit doen op 2 manieren:
U registreert de ingangscontrole op een (digitaal) formulier.
U tekent het leverdocument af. Hoe u dit doet, staat beschreven in de 'procedure ingangscontrole'. Hier staan minimaal 2 punten aangegeven waarop u een zending biologische producten controleert.
In uw bedrijfsadministratie kunt de registratie ven de ingangscontrole en de leverdocumenten die bij een zending horen terugvinden en bij een periodieke inspectie aan een inspecteur van Skal laten zien.
COI aftekenen in vak 31
In vak 31 van het COI tekent u als de eerste ontvanger voor akkoord. Dit doet u als u de ingangscontrole heeft uitgevoerd en de controle goed is gegaan. Let u er bij het aftekenen in vak 31 goed op dat u de volgorde aanhoudt die hieronder staat:
U tekent vak 31 pas na vrijgave voor het vrije verkeer.
U bent de eerste ontvanger en heeft de producten ontvangen.
De ingangscontrole is uitgevoerd en u gaat akkoord.
De producten uit de zendingen of partij mogen pas worden verwerkt of verzonden nadat in vak 31 akkoord is gegeven. U bevestigt in vak 31 u dat de ingangscontrole is uitgevoerd en dat de zending met biologische producten overeenkomt met de gegevens op het COI.
Ingangscontrole niet akkoord
Klopt er iets niet tijdens de ingangscontrole? Of twijfelt u aan de biologische status van de zending of de partij producten? Dan vragen wij u dit meteen te melden bij Skal. De zending of partij wordt dan geblokkkeerd. Dit betekent dat de producten niet verder verwerkt, verhandeld of vervoerd mogen worden. Uit een onderzoek moet dan blijken of de producten als 'biologisch' op de markt gebracht kunnen worden of niet. Wilt u meer weten wat u moet doen als u twijfelt aan de biologische status van producten uit een zending of partij? Leest u dan de meldrichtlijn van Skal.