Bio-certificaat voor importeurs en eerste ontvangers

Voordat u uw bedrijf aanmeldt voor een bio-certificaat, richt u uw bedrijf zo in dat de biologische bedrijfsactiviteiten voldoen aan de Europese biologische wetgeving. Dit houdt onder meer in dat uw bedrijfsprocessen, administratie en procedures aansluiten bij de voorwaarden en eisen die gelden voor de import van biologische producten. Bij het  toelatingsonderzoek controleert een inspecteur van Skal of de biologische bedrijfsactiviteiten goed worden uitgevoerd.

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat een toelatingsonderzoek soepel kan verlopen. U kunt bij uw voorbereiding op het toelatingsonderzoek deze checklist gebruiken. Daarnaast controleert u onder meer of:

• Uw bedrijfsactiviteiten duidelijk zijn vastgelegd.

• Uw administratie inzicht geeft in traceerbaarheid van de biologische producten.

• Uw een massabalans heeft voorbereid die u kunt toelichten.

• Uw risicobeheersplan volledig en actueel is.

• Uw medewerkers weten welke regels gelden voor de biologische bedrijfsactiviteiten waar zij een bijdrage aan leveren

Heeft u alle bedrijfsprocessen aangepast en heeft u zich goed voorbereid op het toelatingsonderzoek? Dan kunt u uw bedrijf aanmelden bij Skal. Als wij uw aanmeldformulier hebben ontvangen en goedgekeurd, bevestigen wij uw aanmelding. U ontvangt van ons uw unieke Skal-nummer. Daarna stuurt Skal u een factuur voor de kosten die Skal heeft gemaakt bij het aanmelden en registreren van uw bedrijf.

Let op! Uw Skal-nummer bevestigt alleen dat uw bedrijf is geregistreerd. U heeft dan nog geen bio-certificaat en kan dus nog geen biologische activiteiten uitvoeren.

Skal plant met u een toelatingsonderzoek in. Bij dit onderzoek toetst de inspecteur of uw bedrijf voldoet aan de voorwaarden voor het importeren van biologische producten uit landen buiten de EU. Wilt u met uw bedrijf (ook) eerste ontvanger zijn? Dan moet uw bedrijf voldoen aan de voorwaarden die gelden voor deze rol. De inspecteur legt bij het toelatingsonderzoek de bevindingen vast in een inspectierapport. Medewerkers van Skal beoordelen daarna het rapport. Is het toelatingsonderzoek succesvol? Dan krijgt u van Skal een bio-certificaat. Hierop staat dat uw bedrijf gecertificeerd is voor de bedrijfsactiviteiten import en/of eerste ontvangt van biologische producten. Binnen een week na de afgifte van het bio-certificaat, voegt Skal uw bedrijf toe in TRACES. 

De applicatie TRACES heeft de Europese Commissie ontwikkeld. TRACES staat voor Trade Control and Expert System. Soms staan de letters NT er nog achter (TRACES NT). NT staat voor new technology. Skal laat deze letters weg bij de informatie over TRACES.

In TRACES staat alle informatie over de controles op de internationale handel. U gebruikt TRACES om importcontroles op biologische importzendingen aan te vragen met een COI en Skal viseert het COI in TRACES. U kunt pas werken in TRACES als u een EU-login en TRACES-account heeft.

In de hulpomgeving van TRACES leest u:

• Hoe u uw EU-login en TRACES-account aanvraagt.

• Hoe u uw TRACES-account koppelt aan een bedrijf dat bij Skal geregistreerd staat of aan een bedrijf dat al is geregistreerd in TRACES.

U vraagt een EU-login en TRACES-account aan. Daarna vraagt u een autorisatie voor uw bedrijf of organisatie aan. Is dat gelukt? Dan kunt u Skal een e-mail sturen met het verzoek uw aanvraag goed te keuren. Hierna kunt u inloggen in TRACES en COI’s invullen. COI’s heeft u nodig bij het importeren van zendingen biologische producten uit derde landen.

Let op! Als Skal uw bedrijf nog maar kortgeleden biologisch heeft gecertificeerd, dan kan het zijn dat uw bedrijf nog niet in TRACES staat. Skal heeft meestal vijf werkdagen nodig om bedrijven die nog maar kort zijn gecertificeerd te registreren in TRACES.