Distributiecentra en winkels: zo gaat de periodieke inspectie

De inspecteur loopt rond in de winkel en controleert daarbij of u zich aan de voorschriften houdt voor:  

• Het bewerken van biologische producten, zoals afbakken of snijden.  

• Het scheiden van gangbare en biologische producten. Zorgt u er goed voor dat er geen verwisseling plaatsvindt? En hoe doet u dat in de praktijk? 

• Het etiketteren van biologische producten;.

• Biologische producten klaarmaakt die bestaan uit verschillende biologische producten, zoals soepen, muesli of maaltijden. Hierbij let de inspecteur extra op de etiketten: staat op de juiste manier aangegeven dat het product alleen is bereid met biologische ingrediënten? 

• Herleidbaarheid: is van de producten die u klaarmaakt duidelijk waar de ingrediënten vandaan komen? Dit kan met een voorraadcontrole of met een controle van de pakbonnen. Dan kan de inspecteur zien uit welke partij producten precies komen. 

• Het aanbieden of aanprijzen van biologische producten. De manier waarop u dit doet, mag de klant niet verwarren of misleiden.

Heeft u met het hoofdkantoor afgesproken dat u niet alleen producten verkoopt die het distributiecentrum van uw winkelketen levert? Dit is wat een inspecteur dan doet tijdens een inspectie. De inspecteur: 

• Controleert of u dit met de bio-certificaten van de leveranciers kunt aantonen. 

• Voert een steekproef uit en selecteert aantal aankoopfacturen van verschillende producten. 

• Kijkt na of de ingangscontroles van deze producten goed zijn uitgevoerd. 

• Vraagt of u leverdocumenten kunt aanleveren. De bewaartermijn van deze leverdocumenten is twee maanden: de maand vóór de inspectie en de maand van de inspectie. 

Het is belangrijk dat u biologische producten volgens de regels presenteert. Dus met het juiste etiket. Maar ook door de producten op de juiste manier aan te duiden. Wilt u hier meer over weten? Leest u dan wat er wel en niet kan in de regels voor communiceren over biologisch. 

In het distributiecentrum neemt de inspecteur een steekproef uit de biologische producten die er zijn. Bij de producten uit de steekproef bekijkt de inspecteur of de ingangscontrole goed is uitgevoerd. De ingangscontrole is toegespitst op de bedrijfsactiviteiten die in een distributiecentrum plaatsvinden. U toont de werkwijze bij de ingangscontrole aan door: 

• Leverdocumenten van binnenkomst te laten zien.

• Inzicht te geven in de ingangscontroles die zijn uitgevoerd.

• De inspecteur het geldige bio-certificaat van de leverancier te laten zien. Soms is dit al gebeurd tijdens het toelatingsonderzoek of de periodieke inspectie bij het hoofdkantoor. 

Voor de periodieke inspectie bereidt u twee handelsbalansen voor. U kiest voor elke massabalans een ander biologisch product, dat uit verschillende partijen of batches komt. In de massabalans staat per biologisch product over een korte periode (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) aangegeven: 

• Wat de beginvoorraad van het product was.

• Wat eindvoorraad is.

• Wat alle ontvangsten zijn.

• Wat de uitlevering of afvoer is.

Zijn er afwijkingen of verschillen? Dan vraagt de inspecteur u om uit te leggen hoe dat komt.

De inspecteur controleert of onverpakte biologische producten gescheiden zijn opgeslagen, zoals is vastgelegd in de scheidingsvoorschriften. Deze voorschriften zijn onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit voorkomt vermenging en zorgt dat de producten betrouwbaar biologisch blijven.

De inspecteur kijkt of de producten die het distributiecentrum heeft uitgeleverd aan de winkels te traceren zijn naar de partij die in ontvangst is genomen. Zo geeft u inzicht in waar producten vandaan kwamen en waar die naartoe zijn gegaan. De inspecteur controleert zo het hele biologische productie- en handelsproces van deze producten.

De inspecteur kijkt na of in het magazijnbeheersysteem (of WMS) de biologische status van de producten is vastgelegd en goed te herkennen is, ook op de verpakkingen van de biologische producten.

De inspecteur vergelijkt de voorraad die ligt opgeslagen in het distributiecentrum met de voorraad die in de administratie staat. Deze voorraden moeten met elkaar overeenkomen.

Het distributiecentrum moet kunnen laten zien of er incidenten zijn geweest. Zo ja, dan moet duidelijk zijn welke incidenten dit zijn geweest en hoe deze incidenten zijn afgehandeld. De inspecteur bekijkt of blokkeringen, retourzendingen en meldingen goed zijn uitgevoerd en vastgelegd.