Voorbereiden toelatingsonderzoek en periodieke inspecties webshop
Wilt u een webshop laten certificeren voor biologische producten? Dan krijgt u te maken met een toelatingsonderzoek van Skal Biocontrole. Een goede zorgt dat dit onderzoek soepel verloopt. Op deze pagina leest u hoe u zich voorbereidt en welke documenten u nodig heeft bij het toelatingsonderzoek en de jaarlijkse inspecties.
Heeft Skal uw aanmelding voor een bio-certificaat goedgekeurd? Dan maakt Skal met u een afspraak voor een toelatingsonderzoek. U past uw bedrijfsprocessen aan, zodat u werkt volgens de Europese biologische wet- en regelgeving. U legt ook vast welke biologische bedrijfsactiviteiten u in de webshop uitvoert. Dit doet u vóór het toelatingsonderzoek. Het belangrijkste is dat een inspecteur van Skal bij het toelatingsonderzoek kan controleren of uw biologische bedrijfsprocessen voldoen aan de Europese biologische wet- en regelgeving, Op papier en in de praktijk. Hieronder geven wij aan wat een inspecteur hiervoor nodig heeft. Zo kunt u zich goed voorbereiden op het toelatingsonderzoek.
Ook bij de jaarlijkse periodieke inspectie controleert de inspecteur de administratie en bekijkt of u de regels naleeft. De inspecteur bespreekt en controleert dan ook de biologische bedrijfsprocessen en uw administratie. De controlepunten zijn hetzelfde als tijdens het toelatingsonderzoek. Meer hierover leest u hieronder per controlepunt. Daarna geven wij nog extra aandachtspunten voor de periodieke inspecties mee.
Onderdelen van het toelatingsonderzoek en de periodieke inspecties
Webshop met opslagruimte voor biologische producten
Bent u van plan de biologische producten ook zelf op te slaan? Dan stelt u voor uw opslaglocatie een aantal documenten op. Dit zijn:
De procedure voor de ingangscontrole;
Een procedure die de maatregelen beschrijft die u heeft genomen om niet-biologische bedrijfsprocessen en producten te scheiden van biologische bedrijfsprocessen en producten;
Een voorbeeld van een vervoersdocument waarin de afspraken tussen de afzender en de vervoerder vastliggen. Meestal is dit een CMR. De vrachtbrief is ook een bewijs van ontvangst van de producten.
Voor deze opslagruimte heeft ook een bio-certificaat nodig. U vindt op deze pagina over het certificeren van opslaglocaties meer informatie.
Jaarlijkse periodieke inspectie: extra aandachtspunten
De inspecteur stelt tijdens een periodieke inspectie eerst een aantal vragen over uw biologische bedrijfsactiviteiten. Daarna bekijkt de inspecteur uw verkoopgegevens en kiest een of twee biologische producten uit. Deze producten herleidt de inspecteur dan naar het moment waarop u de producten in ontvangst genomen heeft en de (ingangs)controles heeft uitgevoerd. De inspecteur beoordeelt ook de massabalans of massabalansen die u vooraf heeft opgesteld.
Wat is een massabalans?
Op basis van uw administratie kan de inspecteur u bij een inspectie vragen een massabalans op te stellen. Voor elke massabalans kiest u een ander biologisch (risico)product, dat uit verschillende partijen of batches komt. In de massabalans staat per biologisch product over een korte periode (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) aangegeven:
Wat de beginbeginvoorraad van het product was.
Wat eindvoorraad is.
Wat alle ontvangsten zijn.
Wat de afvoer is.
Bij een massabalans gaat het erom dat u kunt aantonen dat de verkopen en de ontvangsten en aankopen in balans zijn met elkaar. Als er verschillen zijn, dan is het belangrijk dat u kunt uitleggen waarom die er zijn.
Inspectierapport: wat gebeurt er bij een afwijking?
Aan het einde van de inspectie stelt de inspecteur het inspectierapport op. Hierin liggen de bevindingen vast. Zijn er afwijkingen vastgesteld? Dan staat dit ook in het rapport. Hier leest u meer over de soorten afwijkingen die een inspecteur kan vaststellen en wat een afwijking voor u betekent.