Vragen en antwoorden over de importcontroles

De nationale biologische regelgeving van bepaalde derde landen wordt beschouwd als gelijkwaardig aan Verordening (EU) 834/2007. De gelijkwaardige landen en de gemachtigde controleorganen zijn opgenomen in bijlage III van Verordening (EG) 1235/2008.  Deze equivalentieovereenkomsten zijn geldig tot 31 december 2026. Daarna moeten handelsverdragen zijn afgesloten. 

Controleorganen in derde landen moeten zich per 1 januari 2025 houden aan de Europese biologische wet- en regelgeving die geldt voor biologische productie.

Bij de aangifte van een zending biologische producten bij de Douane selecteert u altijd bescheidcode C644 en geeft u het COI-nummer mee. De bescheidcode geeft aan dat:

• Het een zending biologische producten is.

• Er een COI in TRACES staat die bij de zending hoort. Bij samenloopzendingen staat er in TRACES ook een goedgekeurde CHED die gekoppeld is aan het COI. Beide documenten controleert de Douane bij het behandelen van de invoeraangifte.

Vult u de bescheidcode niet in? Of geeft u de zending biologische producten aan met de bescheidcode Y929? Dan staat het COI niet in de aangifte. De Douane of Skal kan dit niet meer wijzigen. De zending producten wordt dan vrijgegeven als niet-biologisch. Met bescheidcode Y929 geeft u namelijk aan dat u een zending invoert met producten die niet zijn opgenomen in de Verordening (EU) 2018/848 over biologische productie.

Dat hangt van de situatie. Als uw bedrijf:

1. Alleen optreedt als directe vertegenwoordiger, dan heeft u geen bio-certificaat nodig voor deze bedrijfsactiviteit.

2. Optreedt als indirecte vertegenwoordiger, dan bent u zelf verantwoordelijk voor de zending met biologische producten die u importeert. Uw bedrijf heeft een bio-certificaat nodig om deze bedrijfsactiviteit uit te voeren.

Zijn de verwachte aankomstdatum en -tijd uit vak 20 verstreken, dan start Skal zo snel als mogelijk met het viseren het COI. Skal streeft ernaar een COI te viseren:

• Binnen 4 uur na het verstrijken van de verwachte datum en tijd in vak 20. Dit geldt voor zendingen zonder logistieke beperkingen.

• Binnen 1 uur na het verstrijken van de datum en tijd in vak 20. Dit geldt voor zendingen met logistieke beperkingen.

Deze doorlooptijden hanteert Skal op kantoordagen. De kantoordagen van Skal zijn maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 18.00 uur. Wilt u dat Skal een COI buiten de kantoortijden viseert? Dan kunt u bij ons een spoedverzoek indienen.

U zet dan een vinkje in vak 24 van het COI. Dit vinkje moet u zetten vóórdat Skal het COI heeft geviseerd. Het COI dat 'basis voor uittreksel' is en de extracten voor de deelzendingen worden aangemaakt in TRACES. De extracten kunt u aanmaken als het COI is geviseerd. Als een extract hoort bij een zending die in Nederland wordt ingevoerd, dan ziet Skal dit in TRACES. U hoeft dit extract dan niet apart bij Skal aan te melden via een e-mail.

Wilt u meer weten over het splitsen van een zending in deelzendingen? En over hoe u extracten van het COI aanmaakt voor deze deelzendingen? Dat leest u op onze pagina met aandachtspunten bij het COI, bij ‘vak 24’.

In vak 18 van het COI bevestigt de bevoegde autoriteit in het derde land dat deze autoriteit het COI heeft afgegeven. Deze bevoegde autoriteit staat in vak 1 van het COI. Een derde land is het land van uitvoer of het land van oorsprong. De bevoegde autoriteit moet dit vak hebben ingevuld, voordat de zending het land verlaat.

Als de bevoegde autoriteit vak 18 niet heeft ingevuld of de autoriteit doet dit te laat, dan is het COI ongeldig. Met een COI dat ongeldig is, kunt u een zending niet als biologisch importeren in de EU.

Als na het viseren blijkt dat de hoeveelheden op het COI afwijken van de hoeveelheden op de invoeraangifte bij de Douane, dan bekijkt de Douane waar dit door komt. Als op het COI een groter aantal colli of een hoger netto gewicht staat. dan accepteert de Douane via CERTEX het verschil als dit verschil kleiner is is dan 5%. Dit is een werkwijze die in Nederland geldt.

Staat er op het COI een kleiner aantal colli of een lager netto gewicht dan op de invoeraangifte? Dan accepteert de Douane de aangifte niet. Er ontstaat dan twijfel over de biologische status van de zending. U moet dit melden bij Skal, zodat Skal een onderzoek kan starten naar de biologische status van de zending producten.

Ja. De bevoegde autoriteit in het derde land kan de informatie in de vakken 13, 14, 15, 16 en 17 nog aanpassen na afgifte van het COI. Dit kan op basis van de vervoersdocumenten. Dit moet dan gebeuren voor de verificatie en visering door de bevoegde autoriteit en niet later dan 10 dagen na het tekenen in vak 18 van het COI.

U kunt de informatie in vak 10 (laten) bijwerken vóór de aankomst van de zending biologische producten bij een grenscontrolepost of een punt van vrijgave voor het vrije verkeer. U kunt ook de informatie in de vakken 19 tot en met 24 nog aanpassen. Meer over het wijzigen van de gegevens in vak 10 en 20 leest u bij onze informatie over grenscontroleposten.

Soms verandert de eerste ontvanger op het laatste moment, bijvoorbeeld nadat het COI al is geviseerd. Als het COI nog niet is geviseerd, kunt u de gegevens in vak 24 nog aanpassen. Ná het viseren kan dit niet meer. Als u weet dat de eerste ontvanger op het COI niet (meer) overeenkomt met de locatie die de producten daadwerkelijk ontvangt, dan stuurt u zo snel mogelijk een e-mail naar import@skal.nl. Belangrijk is dat u dit doet vóór of vlak na aankomst van de zending. 

In vak 20 van het COI vult u de verwachte aankomstdatum en -tijd in. Dit zijn de datum en tijd waarop u verwacht dat de zending met biologische producten aankomt bij een grenscontrolepost in de EU of bij een punt van vrijgave voor het vrije verkeer in Nederland. Het is belangrijk dat u de adresgegevens van de grenscontrolepost of het punt van vrijgave minimaal 24 uur vóór aankomst juist invult. Dit geldt voor zendingen zonder logistieke beperkingen. Voor zendingen met logistieke beperkingen is dit korter: 4 uur. Logistieke beperkingen zijn er voor luchtvracht en voor biologische importzendingen vanuit het Verenigd Koninkrijk. 

Meer over het verschil tussen een grenscontrolepost en een punt van vrijgave leest u bij de informatie over vak 20 bij de aandachtspunten bij het COI.

Veranderen de adresgegevens die in vak 10 staan? Bijvoorbeeld omdat de zending naar een andere locatie gaat, dan kunt u de gegevens in vak 20 aanpassen. Doet u dit op het laatste moment, dan kan het langer duren voordat Skal het COI heeft geviseerd in vak 30. Skal stelt in vak 30 officieel de status van een zending vast: ‘biologisch’, ‘gangbaar’ of ‘in omschakeling’. De Douane kan een zending pas als biologisch vrijgeven voor het vrije verkeer als het COI is geviseerd.

Skal viseert het COI tijdens kantooruren: van maandag tot en met vrijdag tussen 7.00 en 18.00 uur. Skal viseert een COI ná het verstrijken van de datum en tijd die vak 20 staan. COI’s van zendingen met logistieke beperkingen geeft Skal voorrang bij het viseren. Dit zijn zendingen uit het Verenigd Koninkrijk of bij luchtvracht. Skal streeft ernaar een COI te viseren:

• Binnen 4 uur na het verstrijken van de datum en tijd die in vak 20 staan, of

• Binnen 1 uur na het verstrijken van de datum en tijd die in vak 20 staan bij een zending met logistieke beperkingen.

Wilt u dat Skal een COI buiten de kantoortijden viseert? Dan kunt u bij Skal een spoedverzoek indienen.

Nee. Als de controle op de biologische status van een zending samenloopt met die op de voedselveiligheid en/of plant- of diergezondheid, dan worden deze controles uitgevoerd op dezelfde locatie.

Op onze pagina over TRACES vindt u meer informatie. U leest hier hoe u een account aanmaakt en hoe u in contact komt met TRACES of met Skal als u vragen heeft waarop u het antwoord niet kunt vinden.

Zendingen met biologische producten die uit derde land geïmporteerd worden in de EU, moeten vaak ook gecontroleerd worden op de:

• Veiligheid van levensmiddelen en diervoeder

• Plantgezondheid (fytosanitaire controle)

• Diergezondheid (veterinaire controle)

Zijn een of meerdere van deze controles verplicht? Dan spreken we van een samenloopzending. De controles op de veiligheid, de plant- en/of diergezondheid ‘lopen samen’ met de controles op de biologische status van de zending producten.

Bij elke samenloopzending zijn deze officiële controledocumenten verplicht:

• Een COI met de verplichte bijlagen: voor het vaststellen de biologische status.

• Een Common Health Entry Document (CHED): voor het vaststellen van de voedselveiligheid en/of de gezondheid van planten of dieren.

Zoekt u meer informatie over hoe de controles gaan bij samenloopzendingen? Deze informatie vindt u op de pagina COI-CHED- samenloopzendingen.

De medewerkers van de Helpdesk Import zijn bereiken van maandag tot en met vrijdag van 07.00 tot 18.00 uur. U kunt een e-mail sturen naar import@skal.nl of bellen naar 038 42 68 165. De medewerkers beantwoorden al uw vragen over het COI en de bijlagen die erbij horen.

Een zending met biologische plantaardige levensmiddelen of diervoeder kunt u laten overbrengen van een grenscontrolepost naar een controlepunt. In Nederland voert de NVWA en/of het KCB dan bij dit controlepunt de controles uit op voedselveiligheid en/of plantgezondheid. Skal controleert de biologische status.

Wilt u een zending laten overbrengen van een grenscontrolepost naar een controlepunt? Dan moet u:

• Toestemming krijgen van de bevoegde autoriteit die in die EU-lidstaat de voedselveiligheids- en plantgezondheidscontroles uitvoert. In Nederland is dat de NVWA.

• Vak 21 en 22 van het COI invullen om toestemming te vragen. U selecteert dan een van de controlepunten die op de lijst in TRACES staan. Dit controlepunt moet een bio-certificaat hebben.

Let op! Bij biologische zendingen met levende dieren of dierlijke producten vinden de controles altijd plaats bij een grenscontrolepost en in een inspectiecentrum dat bij deze grenscontrolepost hoort. Deze zendingen kunt u dus niet laten overbrengen naar een controlepunt.