Aandachtspunten COI-vakken

In dit vak vult u de adres- en contactgegevens van de eerste grenscontrolepost in de EU in of van het punt van vrijgave voor het vrije verkeer in Nederland. Als bij een biologische zending alleen de biologische status gecontroleerd hoeft te worden, dan vult u hier het adres van een punt van vrijgave in. 

Als het om een samenloopzending gaat, dan controleert een bevoegde autoriteit het gezondheidscertificaat (Common Health Entry Certificate, CHED) dat bij de zending met biologische producten hoort. Skal controleert het COI om de biologische status vast te stellen. In vak 10 vult u altijd de adres- en contactgegevens in van een grenscontrolepost. Hier vinden de controles op voedselveiligheid en/of plant- en diergezondheid plaats. 

U kunt de informatie in dit vak aanpassen. U kunt dit alleen doen totdat Skal het COI heeft geviseerd. U kunt op deze pagina meer lezen over de grenscontroleposten en punten van vrijgave.

In dit vak bevestigt de bevoegde autoriteit in het derde land dat deze autoriteit het COI heeft afgegeven. Deze bevoegde autoriteit staat in vak 1 van het COI. Een derde land is het land van uitvoer of het land van oorsprong. De bevoegde autoriteit moet dit vak hebben ingevuld, voordat de zending het land verlaat.

Als de bevoegde autoriteit vak 18 niet heeft ingevuld of de autoriteit doet dit te laat, dan is het COI ongeldig. Met een COI dat ongeldig is, kunt u een zending niet als biologisch importeren in de EU.

In vak 20 van het COI vult u de verwachte aankomstdatum en -tijd in. Dit zijn de datum en tijd waarop u verwacht dat de zending met biologische producten aankomt bij:

• Een grenscontrolepost in de EU. Deze locatie vult u in als het gaat om een samenloopzending. Een samenloopzending is een zending met biologische producten, waarbij bevoegde autoriteiten in een EU-lidstaat de voedselveiligheid en/of de plant- of diergezondheid van de producten controleren en de biologische status vaststellen.

Of

• Een punt van vrijgave voor het vrije verkeer in Nederland. Dit vult u in als een bevoegde autoriteit alleen de biologische status hoeft te controleren.

Het is belangrijk dat u de adresgegevens van de grenscontrolepost of het punt van vrijgave minimaal 24 uur vóór aankomst juist invult. Dit geldt voor zendingen zonder logistieke beperkingen.

Voor zendingen met logistieke beperkingen is dit korter: 4 uur. Logistieke beperkingen zijn er voor luchtvracht en voor biologische importzendingen vanuit het Verenigd Koninkrijk.

Veranderen de adresgegevens die in vak 10 staan? Bijvoorbeeld omdat de zending naar een andere locatie gaat, dan kunt u de gegevens in vak 20 aanpassen. Doet u dit op het laatste moment, dan kan het langer duren voordat Skal het COI heeft geviseerd in vak 30. Skal stelt in vak 30 officieel de status van een zending vast: ‘biologisch’, ‘gangbaar’ of ‘in omschakeling’. De Douane kan een zending pas als biologisch vrijgeven voor het vrije verkeer als het COI is geviseerd.

Skal viseert het COI tijdens kantooruren: van maandag tot en met vrijdag tussen 7.00 en 18.00 uur. Skal viseert een COI ná het verstrijken van de datum en tijd die vak 20 staan. COI’s van zendingen met logistieke beperkingen geeft Skal voorrang bij het viseren. Dit zijn zendingen uit het Verenigd Koninkrijk of bij luchtvracht. Skal streeft ernaar een COI te viseren:

• Binnen 4 uur na het verstrijken van de datum en tijd die in vak 20 staan.

 Of

• Binnen 1 uur na het verstrijken van de datum en tijd die in vak 20 staan bij een zending met logistieke beperkingen.

Wilt u dat Skal een COI buiten de kantoortijden viseert? Dan kunt u bij Skal een spoedverzoek indienen.

In vak 24 van het COI kunt u twee dingen doen:

1. De contact- en adresgegevens van de eerste ontvanger in de Europese Unie invullen. Dit doet u via een drop-downmenu. Voor elk COI bent u verplicht de gegevens van een biologisch gecertificeerde eerste ontvanger in te vullen. U kunt hier dus alleen een bedrijf invullen dat Skal heeft gecertificeerd als 'eerste ontvanger'. Dit staat vermeld op het bio-certificaat in TRACES.

2. Een vinkje zetten. Hiermee geeft u aan dat u een zending wilt vrijgeven in delen. Deze delen noemen we of ‘extracten’ of ‘uittreksels’. Dit ‘vrijgeven in extracten’ kan alleen als Skal de biologische status van een zending nog niet heeft vastgesteld (in vak 30). 

Als Skal het COI dat bij de volledige zending hoort, heeft geviseerd en vak 30 heeft afgetekend, dan kan de zending niet meer in delen worden gesplitst en vrijgegeven. Het is dus belangrijk dat u op tijd het keuzevakje in vak 24 aanvinkt als u de zending wilt splitsen.             

Is het COI geviseerd en heeft het COI de status ‘basis voor uittreksel’ heeft gekregen, dan kunt u in TRACES uittreksels (extracten) aanmaken. Op deze uittreksels staan dan automatisch de gegevens van de eerste ontvanger die ook op het oorspronkelijke COI staan. U kunt nu op elk uittreksel aangeven welk gecertificeerd bedrijf de ontvanger van een deelzending is. Dit doet u in vak 10 van het uittreksel.

Een ontvanger is een bedrijf dat een deelzending ontvangt, nadat de importeur of een responsible for load (RFL) een zending heeft opgesplitst. De ontvanger moet altijd gecertificeerd zijn voor deze biologische bedrijfsactiviteiten. Het bedrijf neemt de deelzending in ontvangst en tekent voor akkoord, nadat de producten door de Douane zijn vrijgegeven voor het vrije verkeer. Dit akkoord geeft de ontvanger in vak 13 van het uittreksel. Na dit akkoord, kunnen de producten verder verwerkt of verhandeld worden.

Let op!

• De bevoegde autoriteit in de EU-lidstaat van binnenkomst moet van elke deelzending (met uittreksel) de biologische status apart vaststellen.

• U moet in vak 24 altijd de contact- en adresgegevens van de eerste ontvanger in de EU aangeven, ook als u de optie ‘in delen/batches vrijgeven’ heeft geselecteerd. Bij deze erkende eerste ontvanger wordt de zending in delen gesplitst.

• Heeft u geen vinkje gezet in vak 24 en heeft Skal het COI geviseerd? Dan kunt u de zending niet alsnog opsplitsen en daarna uittreksels aanmaken in TRACES. De adresgegevens van de eerste ontvanger kunt u niet meer wijzigen. Als u de zending niet opsplitst, dan kunt u deze niet in delen in het vrije verkeer brengen.

In vak 30 bevestigt de bevoegde autoriteit in een EU-lidstaat de status van een zending: ‘biologisch’, ‘in omschakeling’ of ‘gangbaar’. Dat heet viseren. In Nederland is Skal de bevoegde autoriteit. Skal viseert dus het COI. Skal moet het COI altijd geviseerd hebben vóórdat u dit COI kunt gebruiken om bij de Douane aangifte te doen. Als de Douane de invoeraangifte heeft aanvaard, dan worden de producten door de Douane vrijgegeven voor het vrije verkeer.

In vak 31 komt de handtekening van de eerste ontvanger te staan. Een eerste ontvanger is het bedrijf dat in de EU als eerste de biologische zending ontvangt, nadat deze zending is vrijgegeven voor het vrije verkeer. Deze ontvanger is gecertificeerd voor de juiste biologische bedrijfsactiviteiten.

Bent u eerste ontvanger? Dan mag u tekenen voor ontvangst als:

• Alle officiële controles door de bevoegde autoriteiten zijn afgerond.

• De Douane de zending heeft vrijgegeven voor het vrije verkeer.

• U de zending en alle producten in deze zending daadwerkelijk heeft ontvangen.

• U heeft gecontroleerd dat de producten, de verpakking en het COI voldoen aan de voorschriften uit Verordening (EU) 2018/848. 

Let op!
Tekent u vak 31 eerder dan dat u de zending echt (fysiek) heeft ontvangen? Dan houdt u zich niet aan de Europese biologische wet- en regelgeving. De Douane kan de invoeraangifte niet afronden en de producten kunnen hierdoor later of zelfs niet worden vrijgegeven als biologisch.

Deze documenten voegt u als bijlagen aan het COI toe. Dit doet u uiterlijk 10 dagen nadat het COI is afgegeven (vanaf de datum die in vak 18 staat). Deze documenten moet u altijd vóór het verstrijken van de datum en tijd uit vak 20 hebben toegevoegd.

Deze bijlagen controleert Skal bij het COI:

• De cognossement-bill of lading (B/L), air waybill (AWB) of CMR

• Facturen

• Verpakkingslijst

• Analyseresultaten (als er een analyse is gedaan)