Net gecertificeerd: Winkelketen Odin

Sinds kort staan ook verkooppunten van biologische producten onder controle van Skal. Het gaat bijvoorbeeld om kaas die ter plekke gesneden wordt, brood dat wordt afgebakken en om allerlei onverpakte producten als groenten, fruit en noten. Odin is de eerste winkelketen die aan alle eisen voldoet: zowel het hoofdkantoor met de bezorgdienst en distributiecentra als de 27 winkels hebben nu een bio-certificaat. Vanaf de oprichting in 1983 is groothandel Odin gecertificeerd.
Als hoofd kwaliteitszorg kende Jeroen Moolenaar de Skal-regels al goed: “Maar je wilt dat iedereen die in je bedrijf werkt, ze ook snapt en begrijpt wat hij of zij moet doen én waarom.”

Ik vind dat je er als consument zonder meer vanuit moet kunnen gaan dat biologische producten dan ook écht biologisch zijn.

Als kwaliteitsmedewerker kan hij nooit gewoon boodschappen doen. “Als ik door een supermarkt loop, denk ik altijd: wat is hier het risico. Daardoor duurt het altijd oneindig lang, belachelijk natuurlijk. Maar ik vind dat je er als consument zonder meer vanuit moet kunnen gaan dat biologische producten dan ook écht biologisch zijn.” Daarom is certificeren ook belangrijk. “Er is altijd kans op fraude, maar het gaat soms ook per ongeluk mis. Bijvoorbeeld doordat iemand biologische appels in een gangbaar kratje verpakt en er nog een residu aan het papier zat dat op die appels is terechtgekomen.

Je wilt al dat soort risico's uitsluiten. Dat doe je door een risico-analyse te maken en bij alle processen te bedenken waar er mogelijk risico's zijn en er vervolgens voor te zorgen dat je die risico's uitsluit. Dat is kwaliteitsmanagement.”

Biologische status controleren

Het certificeren van de hele winkelketen bleek toch wel ingrijpend, vertelt hij. De meeste leveranciers worden door het hoofdkantoor geselecteerd en gecontroleerd. Maar filialen werken soms ook met lokale leveranciers die niet door het hoofdkantoor zijn geselecteerd. “Om aan de regels te voldoen moesten we in procedures vastleggen hoe filialen die lokale leveranciers moeten controleren.
Sommige winkels liggen honderd kilometer van het hoofdkantoor vandaan. Dan moet je ter plaatse gaan kijken hoe dat verloopt. Je moet goed kunnen doorzien wat er precies op die winkelvloer gebeurt.”

Het is belangrijk om je te verplaatsen in de consument. Die gaat er vanuit dat bio in de winkel ook echt bio is.

Medewerkers hebben er daardoor controlerende taken bijgekregen en die controles moeten ook worden geregistreerd. Dat levert zowel positieve – wat fijn dat we dit doen! – als minder positieve reacties op. “Het is meer werk, dat is gewoon een feit en niet iedereen vindt dat leuk. Ik vind het belangrijk om je te verplaatsen in de consument. Die gaat er vanuit dat bio in de winkel ook echt bio is. Dit certificeringsproces dwingt je als winkelketen om nog eens goed te kijken waar we die biologische status allemaal controleren en wat we doen als er iets niet klopt.”

Overigens stelt de NVWA de controle en registratie bij binnenkomst ook verplicht. “Net als een goede klachtenprocedure en -registratie. Skal controleert deze nu ook, wat maakt dat we daar iedereen binnen Odin nog eens extra op hebben gewezen.”

Om aan de regels te voldoen moesten we in procedures vastleggen hoe filialen die lokale leveranciers moeten controleren.

Herleidbaarheid door juiste aanduiding

Behalve een uitgebreidere ingangscontrole is er ook meer aandacht voor de herleidbaarheid. “Je moet steeds bedenken: kloppen je etiketten? Dat gaat om het etiket dat op het product zelf zit, maar het gaat ook om de aanduidingen bij het product, dus de schapaanduiding of het bordje dat bij het product staat.”

Zo komen groenten en fruit vaak in een kist of doos binnen vanuit het distributiecentrum of van de leverancier. “Wij verplaatsten de producten naar manden in de winkels – dan is het cruciaal dat er de juiste informatie bij staat en niet nog een oude aanduiding. Want dan is het niet meer herleidbaar, mocht een product toch niet aan de biologische eisen voldoen.” Mocht er in een winkel iets ontdekt worden, dan moet dat door het hoofdkantoor opgelost worden. “Op het hoofdkantoor wordt bijvoorbeeld informatie in de systemen gezet die winkels in de kassa kunnen zien. Dat kunnen zij niet zelf veranderen.

Tijdens het certificeringsproces ontdekten we dat een etiket dat uit de weegschalen in de winkels komt niet klopt. Een ander bedrijf voert die informatie in en moet dat per winkel aanpassen. Dat vraagt best wel even wat aandacht.”

Werkbaar en zinvol

Afgelopen half jaar heeft Odin vijf nieuwe winkels geopend en het is de bedoeling de komende jaren verder uit te breiden. Daarom kwam het certificeringsproces volgens Moolenaar op een goed moment, omdat het hen dwong de het kwaliteitssysteem in de winkels opnieuw tegen het licht te houden. “Het is goed om de instructies die je je filialen geeft nog eens extra na te lopen en te kijken hoe de controles in de winkels verlopen.”
Het hoofdkantoor is namelijk verantwoordelijk voor alle procedures waaraan de distributiecentra en de filialen moeten voldoen, ook voor de controle van de uitvoering hiervan.

Ik zoek naar een werkbaar model dat de keten versterkt en de consument meer zekerheid geeft, zonder allerlei onnodige zaken.

Moolenaar probeert er wel pragmatisch in te staan. “Ik zoek naar een werkbaar model dat de keten versterkt en de consument meer zekerheid geeft, zonder allerlei onnodige zaken. Ik probeer ervoor te waken dat we winkelteams opzadelen met veel extra werk, zonder dat het uiteindelijk veel oplevert. Het moet wel zinvol zijn.”