Achter de schermen, Monique Wellink, management-assistent/kwaliteitsmedewerker

Skal voert inspecties uit bij bio-bedrijven, maar staat zelf ook onder toezicht van verschillende instanties. Onder leiding van Monique Wellink, management-assistent en kwaliteitsmedewerker, is onlangs met goed gevolg de jaarlijkse audit van de Raad van Accreditatie afgerond. “We liggen onder verschillende vergrootglazen.”

“Ik roep op kantoor altijd: ik heb de leukste baan!”, lacht Monique Wellink. “Als het goed is, vindt iedereen dat natuurlijk.” Naast assistent van het managementteam is ze ook kwaliteitsmedewerker. “Skal moet zich aan allerlei Europese en nationale wet- en regelgeving houden. In Nederland is Skal op basis van het Landbouwkwaliteitsbesluit de aangewezen controle-organisatie. Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit heeft een aantal vereisten aan onze organisatievoering vastgelegd in het sturingsprotocol. We werken er continu aan om die regels goed te borgen en worden daar ook op getoetst.”

Het is namelijk belangrijk dat ieder bedrijf gelijk wordt behandeld. “Je kunt niet 's ochtends tegen een biologisch bedrijf zeggen: je hebt je dag niet, je hebt de papieren niet in orde maar ik zie het door de vingers en dan 's middags, als je zelf moe bent, een ander bedrijf voor hetzelfde een afwijking geven. Daarom staat er in ons managementsysteem precies beschreven hoe we een inspectie uitvoeren of hoe we omgaan met een melding. Ieder proces is beschreven zodat iedereen werkt conform instructie.”

Beoordeling
Skal Biocontrole moet voldoen aan de ISO 17065 norm: de Raad van Accreditatie (RvA) toetst ons of we hieraan voldoen. “In ons managementssysteem beschrijven we alle voorwaarden en eisen en hoe we daaraan voldoen. De RvA controleert jaarlijks of we conform onze eigen reglementen werken en toetst of aan de biologische verordening wordt voldaan.”

Bij elke beoordeling levert Skal het managementsysteem aan. “Dat wordt dan van A tot Z doorgespit. Zoals wij een inspectie doorspitten en analyseren, doet de RvA dat ook bij ons. Over het algemeen komen ze met twee auditoren drie dagen op kantoor en ondervragen medewerkers. Kun je me bijvoorbeeld laten zien hoe het inspectierapport van een varkenshouder of een zaaizaadbedrijf is afgehandeld? Laat maar zien: wat is er gebeurd tussen het aanmelden van de registratie en vandaag.” Daarnaast zijn er meerdere bijwoningsaudits, vertelt Wellink. “Er kijkt dan letterlijk een auditor mee tijdens een inspectie.”

Consequenties
De jaarlijkse RvA-audit is net achter de rug en goed afgesloten. “We hebben één genoteerde afwijking op de interne audit-afhandeling. Dat we één afwijking hebben terwijl we in 2018 een grote verandering van ons managementsysteem hebben doorgemaakt, betekent dat we het met zijn allen ontzettend goed hebben gedaan.”

Skal krijgt drie maanden om de afwijking te herstellen en het bewijsmateriaal van die herstelactie te overleggen, net als Skal doet als zij bij een inspectie een afwijking constateren. En als Skal zich niet aan de wet- en regelgeving houdt, zitten daar ook consequenties aan. “De uiterste consequentie is dat we onze accreditatie kwijtraken. Als we er niet voortdurend aan werken om alles op orde te hebben, dan gaat de RvA er veel dichter opzitten en krijgen we veel meer controles.”

Kwaliteitscontrole is dan ook een continu proces. “Er zijn het hele jaar door situaties die erom vragen om je procesbeschrijving of werkinstructie aan te passen. Onlangs is bijvoorbeeld het klantenportaal in gebruik genomen, waardoor geregistreerden nu zelf informatie invullen. Dat moet je precies beschrijven om te borgen wat we doen.”

Mensenwerk
Naast de audit van de RvA, is er iedere vijf jaar een Europese audit. “Die is behoorlijk intensief. Afhankelijk van bepaalde overheidsprogramma's waar wij onder vallen zijn er ook controles. Zo deed de Rekenkamer onderzoek naar zelfstandige bestuursorganen (ZBO's ). Dan kunnen we niet zeggen: we hebben geen tijd. We moeten dan de medewerkering verlenen en documenten aanleveren waarom gevraagd wordt. Het ministerie zet ook altijd nog een onafhankelijk onderzoek in naar het functioneren van de verschillende ZBO's. Dat hebben we in 2018 nog gehad. We liggen dus onder verschillende vergrootglazen.

Het mooie aan het feit dat Skal haar processen goed op de rit heeft, is dat de organisatie tijd kan besteden aan het verbeteren van deze processen Wellink: “Dat vind ik het leukste van dit werk. De samenwerking met de rest van de teams is daarbij ontzettend belangrijk. Alle inhoud komt van hen, wij zorgen ervoor dat het in de juiste vorm komt. Kwaliteitscontrole is echt mensenwerk.”