Wat een saaie inspectie!

Bij de eindbespreking van een inspectie van drieënhalvedag, bij een holding in Zuid-Holland met vier dochterbedrijven, gevestigd op drie locaties concludeerden mijn collega en ik, bij de nabespreking van de zeven inspectierapporten, dat het toch drie saaie dagen waren geweest… “
En dat moet je positief uitleggen”, gaf ik snel aan.

Enigszins verbaasd keken de twee contactpersonen ons aan, maar begrepen al snel de kwinkslag.

Het was een grote opdracht om de verschillende B.V ’s te beoordelen, waarbij de samenwerkingsverbanden in de bedrijfsprocessen door elkaar heen lopen. Alleen de rondgang duurde al bijna 6 uur, op drie verschillende locaties. De spil in het bedrijf heeft een overvolle scope met de activiteiten import, eerst geadresseerde, opslag, productie en verkoop. Het betreft een uniek bedrijf dat zeer gespecialiseerd werk doet. Dit productiebedrijf levert binnen de holding de producten door aan een handelsbedrijf die de eindproducten in eigen beheer opslaat. Daarnaast zijn er twee andere handelskantoren die vanuit deze opslag de producten zowel binnen als buiten de EU verhandelen. Naast de beoordeling van de fysieke productstromen, de gebruikte receptuur en de productiemethoden, volgt ook de beoordeling van de financiële stroom, binnen de samenwerking tussen de zusterbedrijven en de verkoop naar de afnemers.

De afgelopen jaren is er veel veranderd wat betreft de beoordeling van de processen en de gecertificeerde receptuur binnen de sector waar het bedrijf werkzaam in is. Bij de opening van de inspectie op maandagochtend blijkt dat het bedrijf de inspectie grondig heeft voorbereid. Er zijn maar liefst zeven massabalansen gemaakt van zeven verschillende grondstoffen. De meeste documenten die de massabalansen moeten onderbouwen maken al deel uit van het dossier. Aan het einde van de eerste dag is er een korte lijst met aanvullende vragen, die de volgende dag positief beoordeeld kunnen worden.
Het schrijven van de inspectierapporten, waarin alle beoordeelde gegevens verwerkt moeten worden, nam, ondanks dat we met twee inspecteurs aan het werk waren, anderhalve dag in beslag.
Met als resultaat na drieënhalvedag, 7 massabalansen, 6 uur rondgang en heel wat koffie, de conclusie dat de bedrijven binnen deze holding hun biologische processen aantoonbaar op orde hebben.

Door de goede voorbereiding van de inspecties en de prima samenwerking was de conclusie dat het saaie inspecties waren... en dat dit als een compliment kan worden opgevat!